Archivos muertos y/o confidenciales - Historial de revisiones

Mmogollon: Agregación de punto Número 4

Mmogollon — Fri, 26 Aug 2011 14:49:22 GMT

Agregación de punto Número 4

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Línea 78:		Línea 78:
	3. El Gerente de Administración será el responsable de efectuar la inspección física del archivo muerto cuando así se requiera.		3. El Gerente de Administración será el responsable de efectuar la inspección física del archivo muerto cuando así se requiera.

-	4. El ~~Contador~~ será el responsable de la ~~verificación~~ de los ~~datos~~ que ~~conforman el contenido~~ de ~~las cajas~~ a ~~ser archivadas~~.	+	4. El Gerente de Administración será responsable de verificar la fecha de caducidad de los diferentes documentos, según la normativa legal existente y en caso de colisión entre dos o más Leyes, se tomará la que indique un lapso mayor de caducidad, a lo que siempre se sumará un nuevo año, a fin de prever cualquier eventualidad.

-	5. El Contador es el ~~único facultado para~~ la ~~destrucción del Archivo Muerto caducado en almacén~~.	+	5. El Contador será el responsable de la verificación de los datos que conforman el contenido de las cajas a ser archivadas.

-	6. ~~Una vez chequeada e ingresadas en~~ el ~~Almacén, las cajas~~ para ~~el archivo, el Coordinador Administrativo de Almacén, procederá a ubicarla~~ en ~~el lugar asignado para su guarda para su custodia~~.	+	6. El Contador es el único facultado para la destrucción del Archivo Muerto caducado en almacén.

-	7. ~~El Coordinador Administrativo de~~ Almacén ~~será responsable de todas~~ las cajas de archivo ~~muerto~~, ~~a él entregado~~, para su guarda y custodia.	+	7. Una vez chequeada e ingresadas en el Almacén, las cajas para el archivo, el Coordinador Administrativo de Almacén, procederá a ubicarla en el lugar asignado para su guarda para su custodia.

-	8. El Coordinador Administrativo de Almacén será el responsable de ~~la elaboración del formulario [http://192.168.1.5/sodiwiki/images/b/bc/FS-080_Registro_para_Archivo_Muerto.jpg Registro~~ para ~~Archivo Muerto (OYMF-080)]~~.	+	8. El Coordinador Administrativo de Almacén será responsable de todas las cajas de archivo muerto, a él entregado, para su guarda y custodia.

-	9. El Coordinador Administrativo de Almacén ~~llevará un libro de novedades, en~~ el ~~cual indique: motivo, hora, nombre, cedula y firma~~ de ~~toda persona que ingrese y salga~~ del ~~área del archivo muerto,~~ para ~~información y consultas posteriores por parte de las unidades interesadas~~.	+	9. El Coordinador Administrativo de Almacén será el responsable de la elaboración del formulario [http://192.168.1.5/sodiwiki/images/b/bc/FS-080_Registro_para_Archivo_Muerto.jpg Registro para Archivo Muerto (OYMF-080)].

-	10. El Coordinador Administrativo ~~del~~ Almacén ~~deberá estar atento a las entradas y salidas~~ de ~~las carpetas o cajas contentivas de los documentos sobre la~~ cual ~~es responsable~~, ~~razón~~ por ~~la cual no deben estar maltratadas ni extraviadas~~.	+	10. El Coordinador Administrativo de Almacén llevará un libro de novedades, en el cual indique: motivo, hora, nombre, cedula y firma de toda persona que ingrese y salga del área del archivo muerto, para información y consultas posteriores por parte de las unidades interesadas.

-	11. El Coordinador Administrativo de Almacén deberá ~~chequear: el perfecto estado~~ de la ~~caja y la fecha de vencimiento así como~~ la ~~adecuada ubicación en el lugar correspondiente~~.	+	11. El Coordinador Administrativo del Almacén deberá estar atento a las entradas y salidas de las carpetas o cajas contentivas de los documentos sobre la cual es responsable, razón por la cual no deben estar maltratadas ni extraviadas.

-	12. El Coordinador Administrativo de Almacén no deberá ~~recibir ningún archivo muerto, si~~ el ~~mismo no está respaldado por los entes autorizados~~.	+	12. El Coordinador Administrativo de Almacén deberá chequear: el perfecto estado de la caja y la fecha de vencimiento así como la adecuada ubicación en el lugar correspondiente.

-	13. Anualmente, el Contador y el Gerente de Administración revisaran el listado de archivos muertos para proceder a la eliminación de los ya vencidos.	+	13. El Coordinador Administrativo de Almacén no deberá recibir ningún archivo muerto, si el mismo no está respaldado por los entes autorizados.
		+
		+	14. Anualmente, el Contador y el Gerente de Administración revisaran el listado de archivos muertos para proceder a la eliminación de los ya vencidos.


	[[Categoría:Administración]]		[[Categoría:Administración]]
	[[Categoría:Normas]]		[[Categoría:Normas]]

Mmogollon en 19:00 24 ago 2011

Mmogollon — Wed, 24 Aug 2011 19:00:03 GMT

← Revisión anterior		Revisión de 19:00 24 ago 2011
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	10. De toda la documentación que fue destruida en virtud de estar caducada, se deberá de levantar un acta en la cual se detallen los documentos eliminados y la misma, deberá estar validada por la Dirección y Gerencia de la empresa y archivada y resguardada por la Coordinación Administrativo de Almacén.		10. De toda la documentación que fue destruida en virtud de estar caducada, se deberá de levantar un acta en la cual se detallen los documentos eliminados y la misma, deberá estar validada por la Dirección y Gerencia de la empresa y archivada y resguardada por la Coordinación Administrativo de Almacén.

-	11. El Coordinador Administrativo de Almacén no está facultado a dar ingreso a ~~cualquier~~ persona sin previa aprobación del Gerente de Administración u otra persona autorizada para tales efectos.	+	11. El Coordinador Administrativo de Almacén no está facultado a dar ingreso a ninguna persona sin previa aprobación del Gerente de Administración u otra persona autorizada para tales efectos.
	----		----
	'''FLUJOGRAMAS PROCEDIMENTALES'''		'''FLUJOGRAMAS PROCEDIMENTALES'''

Mmogollon: Modificación sustancial en la políticas, normas y procedimientos en archivos confidenciales y archivo muerto

Mmogollon — Wed, 24 Aug 2011 18:51:47 GMT

Modificación sustancial en la políticas, normas y procedimientos en archivos confidenciales y archivo muerto

← Revisión anterior		Revisión de 18:51 24 ago 2011
Línea 1:		Línea 1:
		+	'''MARCO LEGAL'''
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/5/58/Marco_Legal_Archivo_Muerto.jpg Aparte I.]
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/2/2c/Marco_Legal_Archivo_Muerto_II.jpg Aparte II.]
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/3/31/Marco_Legal_Archivo_Muerto_III.jpg Aparte III.]
		+	----
		+	'''POLÍTICAS'''
		+
		+	1. Establecer medidas de control que permita regular el Archivo Muerto de las Dependencias o Departamentos.
		+
		+	2. Mantener de manera ordenada y accesible la información que se envían en cajas de archivo muerto para resguardo y custodia.
		+
		+	3. Establecer un control sobre toda aquella documentación identificada como “Archivo Muerto” que por su antigüedad requiere ser almacenada.
		+
		+	4. Las responsabilidades acordadas son de alcance general y de obligatorio cumplimiento por parte de todos los involucrados en el proceso (Administración, Contabilidad y Coordinación Administrativa de Almacén).
		+
		+	5. Los Expedientes Jurídicos cuyos casos estén vigentes tendrán que ser conservados en las oficinas del Departamento Jurídico de la empresa, hasta que se resuelvan de manera definitiva.
		+
		+	6. Todas las cajas, contentiva de los expedientes, que van a ser trasladas al archivo muerto deben ser identificadas según lo establecido en las normas.
		+
		+	7. No está permitido el acceso al área destinada al archivo muerto a personas externas, ni personal interno no autorizado.
		+
		+	8. Las cajas contentivas del archivo muerto deben mantenerse alejadas de los montacargas, combustible, trapos o estopas engrasadas y de otros productos inflamables.
		+	----
		+	'''PROCEDIMIENTOS'''
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/5/5e/Procedimiento_para_el_Archivo_Muerto.jpg Primera parte.]
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/3/3a/Procedimiento_para_el_Archivo_Muerto_II.jpg Segunda parte.]
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/7/7b/Procedimiento_para_el_Archivo_Muerto_III.jpg Tercera parte.]
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/3/3a/Procedimiento_para_el_Archivo_Muerto_IV.jpg Cuarta parte.]
		+	----
	'''NORMAS GENERALES'''		'''NORMAS GENERALES'''

-	1. Solamente tendrán acceso a los archivos confidenciales, relacionados con la parte administrativa, las personas autorizadas por la Junta Directiva o la Gerente de Administración. En cuanto a los archivos confidenciales relacionados con la Junta Directiva sólo tendrán acceso el Presidente, los miembros de la Junta Directiva o el Abogado Corporativo, previa autorización.	+	1. Solamente tendrán acceso a los archivos confidenciales, relacionados con la parte administrativa, las personas autorizadas por la Junta Directiva o la Gerente de Administración. En cuanto a los archivos confidenciales relacionados con la Junta Directiva sólo tendrán acceso el Presidente, los miembros de la Junta Directiva o el Abogado Corporativo, previa autorización.

-	2. ~~Todos~~ los archivos ~~confidenciales activos deberán estar resguardados~~.	+	2. Al terminar el periodo de auditoría en la empresa (Junio), el Gerente de Administración tendrá la obligación de notificar al Contador y a las personas autorizadas de cada departamento, en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, para que acudan a revisar los archivos que se encuentran caducos en resguardo del Almacén y en caso de no existir inconveniente proceder a su destrucción.

-	3. ~~Los~~ documentos ~~administrativos tendrán una vigencia~~ de ~~diez~~ (10) ~~años~~ y ~~estarán ubicados~~ en los ~~archivos muertos~~ de la ~~compañía~~, los ~~mismos estarán claramente clasificados~~ y ~~colocados en áreas accesibles~~.	+	3. La empresa habilitara un espacio en el almacén, para la ubicación del archivo muerto.
		+
		+	4. El Coordinador Administrativo de Almacén en conjunto con el Contador, serán los responsable de llevar un control de las Entradas y Salidas de Archivo Muerto en el Almacén.
		+
		+	5. Es requisito indispensable para enviar al archivo muerto, la elaboración y presentación del formulario [http://192.168.1.5/sodiwiki/images/6/6d/FS-081_Solicitud_de_Documentos_al_Archivo_Muerto.jpg Solicitud de documentos al Archivo Muerto (OYMF-081)], el cual debe estar debidamente firmado por los entes responsables.
		+
		+	6. Los expedientes que van al archivo muerto, tienen que llevar un número de correlativo por cajas y por tipo de contenido, a fin de facilitar el proceso y registro [http://192.168.1.5/sodiwiki/images/3/35/FS-079_Relacion_Archivo_Muerto.jpg (Ver formulario OYMF-079)].
		+
		+	7. Los documentos deben ser archivados y clasificados por periodos fiscales. Dicho periodo está comprendido desde Abril de cada año hasta Marzo del año siguiente.
		+
		+	8. La única persona autorizada en la compañía para la destrucción de los documentos existentes en el archivo muerto será el Contador, previa consulta con Gerente de Administración y la fecha de caducidad se establecerá según la información suministrada en el formulario [http://192.168.1.5/sodiwiki/images/b/bc/FS-080_Registro_para_Archivo_Muerto.jpg Registro para Archivo Muerto (OYMF-080)].
		+
		+	9. Todas las entradas y salidas de documentos del archivo muerto deben estar registradas en el formulario diseñado para tales efectos.
		+
		+	10. De toda la documentación que fue destruida en virtud de estar caducada, se deberá de levantar un acta en la cual se detallen los documentos eliminados y la misma, deberá estar validada por la Dirección y Gerencia de la empresa y archivada y resguardada por la Coordinación Administrativo de Almacén.
		+
		+	11. El Coordinador Administrativo de Almacén no está facultado a dar ingreso a cualquier persona sin previa aprobación del Gerente de Administración u otra persona autorizada para tales efectos.
	----		----
		+	'''FLUJOGRAMAS PROCEDIMENTALES'''
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/9/93/Flujograma_Archivo_Muerto.jpg Flujograma I.]
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/c/c5/Flujograma_Archivo_Muerto_II.jpg Flujograma II.]
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/d/de/Flujograma_Archivo_Muerto_III.jpg Flujograma III.]
		+
		+	[http://192.168.1.5/sodiwiki/images/3/35/Flujograma_Archivo_Muerto_IV.jpg Flujograma IV.]
		+	----
		+
		+	'''NORMAS ESPECÍFICAS'''
		+
		+	1. El Gerente de Administración llevará un estricto seguimiento y control sobre la gestión del archivo muerto.
		+
		+	2. El Gerente de Administración tiene la responsabilidad de supervisar todas las entradas y salidas del archivo muerto en el Almacén.
		+
		+	3. El Gerente de Administración será el responsable de efectuar la inspección física del archivo muerto cuando así se requiera.
		+
		+	4. El Contador será el responsable de la verificación de los datos que conforman el contenido de las cajas a ser archivadas.
		+
		+	5. El Contador es el único facultado para la destrucción del Archivo Muerto caducado en almacén.
		+
		+	6. Una vez chequeada e ingresadas en el Almacén, las cajas para el archivo, el Coordinador Administrativo de Almacén, procederá a ubicarla en el lugar asignado para su guarda para su custodia.
		+
		+	7. El Coordinador Administrativo de Almacén será responsable de todas las cajas de archivo muerto, a él entregado, para su guarda y custodia.
		+
		+	8. El Coordinador Administrativo de Almacén será el responsable de la elaboración del formulario [http://192.168.1.5/sodiwiki/images/b/bc/FS-080_Registro_para_Archivo_Muerto.jpg Registro para Archivo Muerto (OYMF-080)].
		+
		+	9. El Coordinador Administrativo de Almacén llevará un libro de novedades, en el cual indique: motivo, hora, nombre, cedula y firma de toda persona que ingrese y salga del área del archivo muerto, para información y consultas posteriores por parte de las unidades interesadas.
		+
		+	10. El Coordinador Administrativo del Almacén deberá estar atento a las entradas y salidas de las carpetas o cajas contentivas de los documentos sobre la cual es responsable, razón por la cual no deben estar maltratadas ni extraviadas.
		+
		+	11. El Coordinador Administrativo de Almacén deberá chequear: el perfecto estado de la caja y la fecha de vencimiento así como la adecuada ubicación en el lugar correspondiente.

-	~~'''NORMAS ESPECÍFICAS'''~~	+	12. El Coordinador Administrativo de Almacén no deberá recibir ningún archivo muerto, si el mismo no está respaldado por los entes autorizados.

-	1. El Gerente de Administración ~~llevará un control~~ de ~~la ubicación de los~~ archivos~~, confidenciales, administrativos de la compañía, tanto activos como~~ muertos~~. Así mismo velará por~~ la ~~buena conservación~~ de los ~~documentos contenidos en los mismos~~.	+	13. Anualmente, el Contador y el Gerente de Administración revisaran el listado de archivos muertos para proceder a la eliminación de los ya vencidos.

-	2. El Jefe de Personal será el responsable de la custodia de los expedientes de los trabajadores de la compañía y de los contratos de personal. Así como de la confidencialidad de la información plasmada en éstos.

	[[Categoría:Administración]]		[[Categoría:Administración]]
	[[Categoría:Normas]]		[[Categoría:Normas]]

Mmogollon: Archivos Muertos y/o confidenciales trasladada a Archivos muertos y/o confidenciales: Corrección de forma

Mmogollon — Wed, 24 Aug 2011 18:18:44 GMT

Archivos Muertos y/o confidenciales trasladada a Archivos muertos y/o confidenciales: Corrección de forma

← Revisión anterior

Revisión de 18:18 24 ago 2011

Mmogollon: Archivos confidenciales trasladada a Archivos Muertos y/o confidenciales: Reindexación de políticas y normas; además de englobamiento del proceder de todos los archivos físicos de la organización

Mmogollon — Wed, 24 Aug 2011 18:16:48 GMT

Archivos confidenciales trasladada a Archivos Muertos y/o confidenciales: Reindexación de políticas y normas; además de englobamiento del proceder de todos los archivos físicos de la organización

← Revisión anterior

Revisión de 18:16 24 ago 2011

Mmogollon en 21:09 4 mar 2010

Mmogollon — Thu, 04 Mar 2010 21:09:49 GMT

← Revisión anterior		Revisión de 21:09 4 mar 2010
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	[[Categoría:Administración]]		[[Categoría:Administración]]
		+	[[Categoría:Normas]]

Dgavidia en 15:18 2 mar 2010

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:18:54 GMT

← Revisión anterior		Revisión de 15:18 2 mar 2010
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	2. El Jefe de Personal será el responsable de la custodia de los expedientes de los trabajadores de la compañía y de los contratos de personal. Así como de la confidencialidad de la información plasmada en éstos.		2. El Jefe de Personal será el responsable de la custodia de los expedientes de los trabajadores de la compañía y de los contratos de personal. Así como de la confidencialidad de la información plasmada en éstos.
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		+	[[Categoría:Administración]]

Mmogollon: /Sobre archivos confidenciales/

Mmogollon — Thu, 10 Sep 2009 19:56:06 GMT

Sobre archivos confidenciales

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'''NORMAS GENERALES'''

1. Solamente tendrán acceso a los archivos confidenciales, relacionados con la parte administrativa, las personas autorizadas por la Junta Directiva o la Gerente de Administración. En cuanto a los archivos confidenciales relacionados con la Junta Directiva sólo tendrán acceso el Presidente, los miembros de la Junta Directiva o el Abogado Corporativo, previa autorización.

2. Todos los archivos confidenciales activos deberán estar resguardados.

3. Los documentos administrativos tendrán una vigencia de diez (10) años y estarán ubicados en los archivos muertos de la compañía, los mismos estarán claramente clasificados y colocados en áreas accesibles.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Gerente de Administración llevará un control de la ubicación de los archivos, confidenciales, administrativos de la compañía, tanto activos como muertos. Así mismo velará por la buena conservación de los documentos contenidos en los mismos.

2. El Jefe de Personal será el responsable de la custodia de los expedientes de los trabajadores de la compañía y de los contratos de personal. Así como de la confidencialidad de la información plasmada en éstos.