SodiWiki - Contribuciones del usuario [es]

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Dgavidia — Wed, 03 Mar 2010 14:02:36 GMT

Dgavidia:

Cualquier duda sobre el manejo de éste manual por favor dirigir su consulta al [mailto:marcomogollons@sodicaonline.com Ing. Marco Tulio Mogollón Sánchez]

[[Categoría:Wiki]]

Página Principal

Dgavidia — Wed, 03 Mar 2010 14:01:30 GMT

Dgavidia:

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<center>Aquí usted podrá encontrar información detallada sobre las diferentes<br> políticas y normas empleadas por el [http://www.sodicaonline.com Grupo Empresarial SODICA].</center>
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Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 22:23:55 GMT

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<center>Aquí usted podrá encontrar información detallada sobre las diferentes<br> políticas y normas empleadas por el [http://www.sodicaonline.com Grupo Empresarial SODICA].</center>
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[[Categoría:Wiki]]

Recursos Humanos - Políticas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 22:21:23 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Dar prioridad al ser humano como el recurso de mayor importancia de todos los que intervienen en el logro de los objetivos de la organización, enfatizando el reconocimiento de los valores individuales y el respeto a la dignidad de la persona.

2. Coordinar con la mayor eficiencia todas aquellas actividades referidas a la administración del recurso humano, para asegurar el logro de los objetivos individuales y de la compañía, dentro de la mayor armonía y con pleno reconocimiento de las normativas de carácter laboral y contractual establecidas.

3. Proveer el recurso humano para la compañía a través de mecanismos de reclutamiento y selección que garanticen la mayor objetividad, propiciando la satisfacción de los requerimientos a través de fuentes internas asociadas a los programas de desarrollo individual y mediante la aplicación de procedimientos adecuados de evaluación de eficiencia y potencialidad.

4. Propiciar el desarrollo integral de los Trabajadores de la compañía, programando y ofreciendo oportunidades adecuadas para el mejoramiento del desempeño y la superación profesional, con miras de incrementar las habilidades, conocimientos y aptitudes que aseguren el crecimiento personal en forma acorde con las expectativas de la compañía.

5. Propiciar un clima organizacional orientado a la motivación y la productividad mediante el mantenimiento de los más adecuados niveles de calidad de vida en el trabajo.

6. Mantener un sistema de compensación y beneficios establecidos dentro de la mayor justicia y equidad que permita reconocer el esfuerzo, la eficiencia y la responsabilidad puestos de manifiesto en el desempeño de los cargos.

7. Mantener un sistema de protección a los Trabajadores, asegurando las mejores condiciones de higiene y seguridad industrial, de modo que los ambientes de trabajo se presenten en un todo de acuerdo con las normas establecidas sobre la materia y con orientación al mantenimiento de un alto nivel de calidad de vida en el trabajo.

[[Categoría:Recursos humanos]]
[[Categoría:Políticas]]

Categoría:Políticas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 22:20:47 GMT

Dgavidia: Página creada con 'Categoría:Manual'

[[Categoría:Manual]]

Categoría:Normas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 22:20:27 GMT

Dgavidia: Página creada con 'Categoría:Manual'

[[Categoría:Manual]]

Artículo de ejemplo

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:35:30 GMT

Dgavidia:

== Consulta ==
[[Archivo:Consulta factura.jpg|thumb|400px|Consulta de pedidos]]
La consulta de pedidos comienza una vez que el Gerente de área aprueba el pedido, además permite que Ud. pueda visualizar la condición o su estatus, y conocer el área en el cuál se encuentra.

{{nota|La pantalla de consulta de pedidos, también permite [[Facturas de venta#Consulta|consultar facturas de venta]].}}

Proceso de cómo consultar un pedido en el sistema '''T3''':

Consulta por número de pedido o por fecha(s):
*Primero ingrese al sistema '''T3''' como Vendedor.
*Seleccione la opción del menú principal '''Ventas'''.
*Luego seleccione la opción del menú '''Consulta Pedidos Factura'''.
*Si conoce el número del pedido entonces:
**Seleccione el cuadro de Texto ''Buscar'', ingrese el número del pedido.
**Haga clic en el botón '''Pedidos'''.
**Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál esta el pedido.
*Búsqueda por fecha:
**Seleccione uno de los botones según el criterio de búsqueda, ''Hoy'', ''Ayer'', ''Esta Semana'', ''Este mes'' o por rango de fechas ''Desde / Hasta''.
**Haga clic en el botón '''Pedidos'''
**Se abre la consulta, y Ud. puede verificar su pedido, el estatus o el área en el cuál s encuentra el pedido.

== Carga ==
La carga de pedidos, comienza cuando los ''Vendedores'' visitan a los clientes según la programación de rutas de visita, y realiza una solicitud de pedido, Luego se realiza la carga con el sistema '''T3 Web'''

La emisión de pedidos se puede realizar de las siguientes maneras:

=== Carga de pedidos dentro de la ruta de visita diaria ===
Proceso de carga de pedidos en el sistema '''T3 WEB''':

Emisión de pedidos según ''ruta de visita'' del día:
*Primero ingrese al sistema '''T3''' como Vendedor.
*Seleccione en la pantalla principal el cliente visitado.
*Haga clic en el botón ''Visualizar''.
*Se abre la ficha del cliente.
*Seleccione y marque la opción ''Pedido''.
*Se abre el mensaje ''Desea crear un pedido con el cliente actual?''.
*Haga clic en el botón ''Aceptar''.
*Ud. tiene las opciones de búsqueda '''Por Producto''', '''Por SubGrupo'''
**Opción de búsqueda '''Por Producto''':
***Seleccione el botón ''por producto''
***Se abre la opciones de búsqueda '''Regular''', '''Combo genérico''', combo compuesto'''
***Seleccione según el pedido.
***seleccione el cuadro de texto ''Buscar'' e ingrese el código del producto.
***Haga clic en el botón '''código'''
***Si Ud. no conoce el código del producto, puede realizar la Búsqueda haciendo clic en el botón '''Otros''' y seleccione el producto.
***Se abre el inventario del producto.
***Seleccione el cuadro de texto ''Cajas'' o ''Unidades''.
***Ingrese las cantidades del producto solicitado.
***Haga clic en el botón '''Agregar Producto'''
***Se abre el mensaje ''se insertó correctamente''
***Despliegue el cuadro de lista ''forma de pago''
***Seleccione el tipo de forma de pago.
***Haga clic en el botón '''Guardar'''
***Se abre el mensaje ''El pedido (número de pedido) fue insertado con éxito''
***Se abre la página de inicio, Ud. puede visualizar en el cliente en ''ruta de visita'' que está tildada el ''Estatus de visita'' y el ''Estatus de pedido''
**Opción de búsqueda '''Por Subgrupo''':
***Despliegue el cuadro de lista ''proveedor''.
***Seleccione el proveedor.
***Despliegue el cuadro de lista ''grupo''.
***Seleccione el grupo.
***Despliegue el cuadro de lista ''subgrupo''.
***Seleccione el subgrupo.
***Seleccione el producto a incluir.
***Haga clic en el botón '''Existencia'''
***Se abre el inventario del producto.
***Seleccione el cuadro de texto ''Cajas'' o ''Unidades''.
***Ingrese las cantidades del producto solicitado.
***Haga clic en el botón '''Agregar Producto'''
***Se abre el mensaje ''se insertó correctamente''
***Despliegue el cuadro de lista ''forma de pago''
***Seleccione el tipo de forma de pago.
***Haga clic en el botón '''Guardar'''

=== Carga de pedidos de clientes fuera de la ''ruta de visita'' del día ===
*Primero ingrese al sistema '''T3''' como Vendedor.
*Seleccione la opción del menú principal '''Ventas'''.
*Luego seleccione la opción del menú '''Carga de pedidos'''.
*Haga clic en el botón ''Consultar'' en ''cliente''.
**Se abre la opciones de búsqueda '''código''', '''Otros'''.
**Si conoce el código, seleccione el cuadro de texto ''Buscar'' e ingrese el código del producto.
***Haga clic en el botón '''Código'''
**Si Ud. no conoce el código del cliente, puede realizar la Búsqueda haciendo clic en el botón '''Otros''' y seleccione el cliente.
**Si el cliente posee mas de una dirección:
**Haga clic en el botón ''Consultar'' en ''dirección a despachar''.
**Seleccione la dirección.
**Se abre las opciones de búsqueda ''por producto'' y ''por subgrupo''
**Seleccione las opciones de búsqueda
==== Opción de búsqueda '''Por Producto''' ====
Siga los pasos de opción: '''Por Producto''' en emisión de pedidos según ''ruta de visita'' del día.
==== Opción de búsqueda '''Por Subgrupo''' ====
Siga los pasos de opción: '''Por Subgrupo''' en emisión de pedidos según ''ruta de visita'' del día.

== Aprobación ==

=== Aprobación de pedidos ===

La aprobación del pedido comienza cuando los vendedores cargan y envían los pedidos en el sistema '''T3 WEB''', el gerente de área visualiza los pedidos en el sistema, los analiza, evalúa y realiza el proceso de aprobación según los siguientes criterios o condiciones:

Existencia del producto, distribución del pedido, cantidad solicitada del cliente, condición de pago, si aplica ofertas según la cantidad solicitada, si el cliente es atendido directo, si el cliente tiene deudas o documentos pendientes.

Proceso aprobación de pedido en el sistema '''T3''':

*Primero ingrese al sistema '''T3''' como Gerente de área.
*Seleccione la opción del menú principal '''Ventas'''.
*Seleccione el notificador de '''Pendientes'''.
*Seleccione la opción ''Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar''.
*Se abre la consulta de pedidos.
*Haga clic en el botón '''Visualizar''.
*la ficha del pedido se abre.
*Analice el pedido.
*Haga clic en el botón '''Aprobar'''.

=== Aprobación de pedidos bloqueados por crédito ===

Cuando el pedido es aprobado por el Gerente de área, este pasa al área de crédito, allí el sistema evalúa si existe documentos o saldos pendientes, o si presenta cheques devueltos, sí una de estos motivos son afirmativos, entonces el pedido se bloquea, para una posterior evaluación por parte de Gerente de finanzas y una posible aprobación del pedido.

Proceso de aprobación de pedidos bloqueados por crédito

*Primero ingrese al sistema '''T3''' como ''Gerente de finanzas''.
*Seleccione en '''notificadores''' la opción del menú principal '''Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos)'''.
*Se abre la ventana ''Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito''.
*Seleccione el cliente.
*Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
*Se abre la ventana ''Detalle del cliente''.
*Analice al cliente con el pedido bloqueado.
*Seleccione la pestaña de ''cheques devueltos'', para visualizar los cheques devueltos del cliente.
*Seleccione la pestaña de ''Documentos pendientes'', para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
*Haga clic en el botón ''Info. Cliente..''.
**Se abre la ventana ''Consulta del cliente''.
**Consulte toda la información referente a las pestañas ''Dirección'', ''Información de ventas'', ''Información de cobranzas'', ''Evaluación de riesgo''.
**cierre la ventana ''Consulta cliente''
*Haga clic en el botón ''Historial Cliente''.
**Se abre la ventana ''Informe - Historial cliente''.
**Haga clic en el botón ''Historial de facturas''
**Haga clic en el botón ''Consultar''
**Se abre el informe de historial de la factura, haga su análisis respectivo.
**Haga clic en el botón ''Historial de cheques devueltos''
**Haga clic en el botón ''Consultar''
**Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su análisis respectivo.
**cierre la ventana ''Historial del cliente
*Haga clic en el botón ''Análisis de saldo''
**Se abre la ventana ''Informe . análisis de saldo''.
**Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
**Haga clic en el botón ''Cliente''
**Marque la casilla ''con impuesto''.
**Haga clic en el botón ''consultar''.
***Se abre el informe.
***Analice los saldos del cliente.
**Haga clic en el botón ''Vendedor''
**Marque la casilla ''con impuesto''.
**Haga clic en el botón ''consultar''.
***Se abre el informe.
***Analice los saldos del cliente por vendedor.
*Haga clic en el botón ''Consulta de cobros''
**Se abre la ventana ''consulta de cobro''
**Verifique las facturas cobradas.
**Cierre la ventana ''Consulta de cobros''
*Vuelva a la pestaña ''Límite de crédito''
*Seleccione el pedido analizado previamente.
*Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
*Seleccione la opción ''Aprobar pedido'' de la lista.
*Ingrese la clave de usuario para aprobar el pedido.
*Haga clic en el botón '''Aceptar'''.
*El pedido está aprobado.

== Rechazo ==

=== Rechazo de pedidos ===

El rechazo se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como pago pendientes, condiciones de ventas entre otras. El pedido queda absolutamente rechazado. véase [[#Consulta|Consulta de pedidos]]

Proceso rechazar pedido en el sistema '''T3''':

*Primero ingrese al sistema '''T3''' como Gerente de área.
*Seleccione la opción del menú principal '''Ventas'''.
*Seleccione el notificador de ''Pendientes''.
*Seleccione la opción '''Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar'''.
*Se abre la consulta de pedidos.
*Haga clic en el botón '''Visualizar'''.
*la ficha del pedido se abre.
*Analice el pedido.
*Haga clic en el botón '''Rechazar'''.

=== Rechazo de pedidos bloqueados por crédito ===

Proceso de rechazo de pedidos bliqueados por crédito

*Primero ingrese al sistema '''T3''' como ''Gerente de finanzas''.
*Seleccione en '''notificadores''' la opción del menú principal '''Clientes con pedidos bloqueados (número de pedidos)'''.
*Se abre la ventana ''Estatus de clientes (con pedidos bloqueados por crédito''.
*Seleccione el cliente.
*Haga clic con el botón derecho del ratón en el cliente seleccionado.
*Se abre la ventana ''Detalle del cliente''.
*Analice al cliente con el pedido bloqueado.
*Seleccione la pestaña de ''cheques devueltos'', para visualizar los cheques devueltos del cliente.
*Seleccione la pestaña de ''Documentos pendientes'', para visualizar los documentos y saldos que estén pendientes por parte del cliente.
*Haga clic en el botón ''Info. Cliente..''.
**Se abre la ventana ''Consulta del cliente''.
**Consulte toda la información referente a las pestañas ''Dirección'', ''Información de ventas'', ''Información de cobranzas'', ''Evaluación de riesgo''.
**cierre la ventana ''Consulta cliente''
*Haga clic en el botón ''Historial Cliente''.
**Se abre la ventana ''Informe - Historial cliente''.
**Haga clic en el botón ''Historial de facturas''
**Haga clic en el botón ''Consultar''
**Se abre el informe de historial de la factura, haga su analisis respectivo.
**Haga clic en el botón ''Historial de cheques devueltos''
**Haga clic en el botón ''Consultar''
**Se abre el informe de historial de los cheques devueltos, haga su analisis respectivo.
**cierre la ventana ''Historial del cliente
*Haga clic en el botón ''Análisis de saldo''
**Se abre la ventana ''Informe . análisis de saldo''.
**Puede realizar la búsqueda del informe por cliente o por vendedor.
**Haga clic en el botón ''Cliente''
**Marque la casilla ''con impuesto''.
**Haga clic en el botón ''consultar''.
***Se abre el informe.
***Analice los saldos del cliente.
**Haga clic en el botón ''Vendedor''
**Marque la casilla ''con impuesto''.
**Haga clic en el botón ''consultar''.
***Se abre el informe.
***Analice los saldos del cliente por vendedor.
*Haga clic en el botón ''Consulta de cobros''
**Se abre la ventana ''consulta de cobro''
**Verifique las facturas cobradas.
**Cierre la ventana ''Consulta de cobros''
*Vuelva a la pestaña ''Límite de crédito''
*Seleccione el pedido analizado previamente.
*Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el pedido seleccionado.
*Seleccione la opción ''Rechazar pedido'' de la lista.
*Ingrese la clave de usuario para rechazar el pedido.
*Haga clic en el botón ''Aceptar.
*Se abre el mensaje ''"El pedido fue anulado correctamente"''
*Haga clic en el botón '''Aceptar'''.
*El pedido está aprobado.

== Devolución ==

=== Devolución de pedidos al vendedor ===
La devolución al vendedor se aplica cuando una de los criterios de evaluación no se cumplen, como la falta de productos en el pedido, condiciones de ventas entre otras. esto devuelve al vendedor para modificaciones o adiciones de productos y posibilidad de aprobación. véase [[#Consulta|Consulta de pedidos]]

Proceso Devolución de pedido al vendedor en el sistema '''T3''':

*Primero ingrese al sistema '''T3''' como Gerente de área.
*Seleccione la opción del menú principal '''Ventas'''.
*Seleccione el notificador de '''Pendientes'''.
*Seleccione la opción ''Existen (número de pedidos) pedidos por aprobar''.
*Se abre la consulta de pedidos.
*Haga clic en el botón '''Visualizar'''.
*la ficha del pedido se abre.
*Analice el pedido.
*Haga clic en el botón '''Devolver al vendedor'''.

== Modificación ==
Para modificar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:
*Primero verifique existencia.
*Haga clic en el botón ''Editar''
*Se abre el mensaje ''Desea editar el registro''
*Haga clic en el botón '''Aceptar'''
*En la casilla de ''Cajas'' o ''Unidades'', modifique las cantidades.
*Haga clic en el botón '''Modificar producto'''
*Si Ud. desea agregar mas productos a su pedido entonces véase [[#Carga|¿Cómo cargar un pedido?]]
*Haga clic en el botón '''Guardar'''
*Se abre el mensaje ''el pedido (número de pedido) fue insertado con exito''

== Eliminación ==
Para eliminar Ud. debe editar los pedidos pendientes o consultar por número de pedido o por fecha (no debe estar aprobado por el gerente de área o debe estar incompleto,) una vez editado puede modificar de la siguiente manera:
*Primero verifique existencia.
*Haga clic en el botón ''Editar''
*Se abre el mensaje ''Está seguro que Desea borrar el registro''
*Haga clic en el botón '''Aceptar'''
*El registro esta eliminado del sistema.

[[Categoría:Wiki]]

Compra de propiedad, planta y equipos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:34:18 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Toda tramitación de compras será efectuada, únicamente, mediante la Solicitud de Compras y deberá señalarse el uso que se le dará a la mercancía a ser adquirida (Clasificación).

2. Toda Solicitud de Compras deberá ajustarse a las normas establecidas en la compañía.

3. El incremento o disminución de la cantidad de mercancía solicitada, se basará en las consultas previas que sobre la materia realice el Gerente de Administración, a fin de ajustarlo a la verdadera necesidad de estas.

4. Todas las compras de activos fijos en general mayores a doscientos mil de bolívares (Bs200.000,00), deberán llevar la aprobación de la Dirección de Administración y Finanzas.

5. Toda adquisición de bienes muebles (mobiliario y equipos de oficina), que sea considerado de larga duración y cuyo monto supere la cantidad de cincuenta mil bolívares (Bs50.000), será considerado como activo, sin embargo, existen otros cuyo monto pueden ser inferior al mencionado anteriormente y sobre los cuales se mantendrá un control.

6. Las sillas, escritorios y archivos, deberán ser considerados como activos. Así mismo, todos los equipos de computación (ejemplo: los reguladores, los ups, tarjetas madre, memoria) formaran parte del activo.

7. Toda mercancía viaja por riesgo y cuenta del Proveedor hasta la recepción en el Almacén de la compañía.
----

'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. La Unidad solicitante será la responsable de la elaboración de la Solicitud de Compras y la obtención de la firma de autorización de su supervisor inmediato.

2. El Encargado de Compras preparará y mantendrá, al día, un registro de Proveedores. Dicho registro deberá ser utilizado en todo proceso de compra que efectúe la compañía.

3. El Encargado de Compras contactará (telefónicamente o por escrito) a los diversos Proveedores, a objeto de evaluar la garantía, precio, calidad y condiciones de pago de la mercancía a ser adquirida.

4. El Encargado de Compras deberá solicitar, por lo menos, tres (3) cotizaciones y registrar en la Solicitud de Compras, en la parte correspondiente a “Datos de la Cotización” toda la información referente a la compra del material solicitado.

5. El Encargado de Compras negociará las condiciones de compras, con exigencias de crédito a beneficio de la compañía.

6. El Encargado de Compras tramitará la compra mediante la elaboración de una Orden de Compra. En la misma dejará claramente expresada las especificaciones y condiciones bajo las cuales coloca el pedido. No permitirá modificaciones de las especificaciones, condiciones, entregas, precios, calidad y/o cantidad de la misma.

7. El Encargado de Compras controlará las Órdenes de Compra y velará porque las mismas estén prenumeradas.

8. El Encargado de Compras deberá mantener un archivo (Por unidad administrativa) de las Solicitudes de Compras, Ordenes de Compras y todos los documentos concernientes a las compras, para información y consultas posteriores por parte de las unidades correspondientes.

9. El Encargado de Compras tendrá la responsabilidad de remitir las Órdenes de Compras realizadas, con sus respectivos soportes, al Gerente de Administración para su revisión y aprobación.

10. El Gerente de Administración deberá comprobar si las Solicitudes de Compras efectuadas, se ajustan a una necesidad real.

11. El Gerente de Administración será responsable de la aprobación, control y seguimiento de las Solicitudes de Compra.

12. El Gerente de Administración preparará, cuando sea necesario, un análisis de las cotizaciones recibidas y lo presentará a la Dirección de Administración y Finanzas para la toma de decisión.

13. El Gerente de Administración deberá remitir al Encargado de Compras, toda Solicitud de Compras aprobada, para que proceda a la elaboración de la Orden de Compra.

14. El Gerente de Administración será responsable, de la revisión y aprobación de las Órdenes de Compra emitidas.

15. El Gerente de Administración, en los casos en los cuales no considere procedente la compra, informará al Supervisor correspondiente al área administrativa que solicitó la compra, las causas por las cuales no se procesó la Solicitud de Compras.

16. El Encargado de la custodia de los suministros y artículos de oficina mantendrá un inventario de todos los materiales y será responsable de mantener en existencia las cantidades mínimas de los materiales de oficina y de limpieza.

[[Categoría:Compras]]

Compra a Proveedores

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:34:09 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Es de carácter obligatorio que las compras de productos por Proveedores mayores a ciento cincuenta mil bolívares (Bs150.000) mensuales, deberán llevar la aprobación de la Dirección de Comercialización.

2. Toda tramitación de compras será efectuada, únicamente, mediante la Solicitud de Compras y deberá señalarse el uso que se le dará a la mercancía a ser adquirida (Clasificación).

3. El incremento o disminución de la cantidad de mercancía solicitada, se basará en las consultas previas que sobre la materia realice el Gerente de Comercialización, a fin de ajustarlo a la verdadera necesidad de éstas.

4. La Lista de Incremento de Precios del Proveedor, deberá ser recibida a más tardar con una semana de anticipación antes del cierre de cada mes o cuando aplique.

5. Toda mercancía viaja por riesgo y cuenta del Proveedor hasta la recepción en el Almacén de la compañía.

6. Procurar las mejores condiciones de compra en cuanto a precio y descuentos por pronto pago con los Proveedores, estos últimos no podrán formar parte del costo neto del producto sin previa aprobación de la Dirección de Administración y Finanzas.
----

'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Gerente de Comercialización será el responsable de la elaboración de la Solicitud de Compras.

2. El Gerente de Comercialización contactará (telefónicamente o por escrito) a los diversos Proveedores, a objeto de evaluar la garantía, precio, calidad y condiciones de pago de la mercancía a ser adquirida.

3. El Gerente de Comercialización negociará las condiciones de compras, con exigencias de crédito a beneficio de la compañía.

4. El Gerente de Comercialización tramitará la compra mediante la elaboración de una Orden de Compra. En la misma dejará claramente expresada las especificaciones y condiciones bajo las cuales coloca el pedido. No permitirá modificaciones de las especificaciones, condiciones, entregas, precios, calidad y/o cantidad de la misma.

5. El Encargado de Compras controlará las Órdenes de Compra y velará porque las mismas estén prenumeradas.

6. El Encargado de Compras deberá mantener un archivo (Por unidad administrativa) de las Solicitudes de Compras, Ordenes de Compras y todos los documentos concernientes a las compras, para información y consultas posteriores por parte de las unidades correspondientes.

7. El Encargado de Compras tendrá la responsabilidad de remitir las Órdenes de Compras realizadas, con sus respectivos soportes, al Gerente de Administración para su revisión y aprobación.

8. El Gerente de Administración deberá comprobar si las Solicitudes de Compras efectuadas, se ajustan a una necesidad real.

9. El Gerente de Administración será responsable, de la revisión y aprobación de las Órdenes de Compra emitidas.

10. El Gerente de Administración deberá remitir al Encargado de Compras, toda Solicitud de Compras aprobada, para que proceda a la elaboración de la Orden de Compra.

11. El Gerente de Administración será responsable, de la revisión y aprobación de las Órdenes de Compra emitidas.

12. El Gerente de Comercialización será el responsable, del seguimiento de las Órdenes de Compra emitidas para la compra a Proveedores.

[[Categoría:Compras]]

Categoría:Informática

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:33:39 GMT

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Artículos pertinentes al departamento de informática.
[[Categoría:Manual]]

Categoría:Crédito y Cobranzas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:33:30 GMT

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Artículos pertinentes al departamento de crédito y cobranzas.
[[Categoría:Manual]]

Categoría:Compras

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:33:14 GMT

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Artículos pertinentes al departamento de compras.
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Categoría:Almacén

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:32:52 GMT

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Vigilancia

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:31:53 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. La compañía a efecto de salvaguardar sus activos deberá contratar un servicio de vigilancia privado.

2. Los Gerentes y Jefes catalogados como personal de confianza deben velar por la adecuada vigilancia de los almacenes y las oficinas donde laboran.

3. Sólo podrán tener las llaves de la Empresa: la Gerencia de Comercialización, la Gerencia de Recursos Financieros, la Gerencia de Administracion y el Jefe de Almacén, los cuales fungen como empleados de confianza.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. La empresa de vigilancia a ser contratada deberá estar registrada en el Ministerio de Relaciones Interiores.

2. Debe contratarse como mínimo un Vigilante diurno y uno nocturno. El mismo debe poseer: armamento, radio, linterna, uniforme y carnet.

3. El ingreso de un mayor número de Vigilantes, deberá ser autorizado por la Dirección de Recursos Financieros.

4. Para las personas ajenas a la empresa se establece el siguiente horario de visitas:

Mañana : (Lunes a Viernes): 8.00 a.m. a 12.00 m.
Tarde : (Lunes a Viernes): 2.00 p.m. a 5.30 p.m.

5. Todo el personal de la compañía (sin excepción) será revisado al momento de su salida de las instalaciones de la compañía, en este sentido el Vigilante deberá inspeccionar y requisar los vehículos y los bolsos y morrales del personal.

6. No podrá permanecer un mismo Vigilante más de 12 horas continuas, prestando servicio.

7. Cuando una unidad administrativa o operativa requiera que un(os) empleado(s) trabaje un día feriado o un día no laborable, deberá enviar, por escrito a la Gerencia de Administración, una comunicación a fin de que se autorice el ingreso de dicho Trabajador a la compañía. Así mismo se mantendrá un control de todos los Empleados que fueron autorizados y la oficina utilizada para dicha actividad.

8. Deberá comunicársele a Vigilancia, vía escrita, el personal indicado en el punto anterior.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Vigilante no esta autorizado a dar ingreso a cualquier persona sin previa aprobación de la Secretaria y/o Gerentes.

2. Cuando sea solicitado en vigilancia, un alto ejecutivo o empleado, por personal ajeno a la compañía, el Vigilante tiene la obligación de solicitarle su nombre así como el de la empresa que representa a objeto de obtener por medio de la Secretaria, la autorización del solicitado para su ingreso.

3. El Vigilante deberá completar el formato de Entrada y Salida del Personal que labora en la compañía, colocando la hora de entrada y salida de cada Trabajador, este control debe ser entregado, semanalmente, a las Gerencias de Recursos Financieros y Administración, para su firma en señal de revisión.

4. El Vigilante deberá notificar a la Gerencia de Administración, Gerencia de Comercialización o Gerencia de Recursos Financieros en los casos que los Asistentes o Ayudantes de Almacén no asistan con el vestuario reglamentario (blue jeans).

5. El Vigilante notificará a la Secretaria la identificación del visitante que solicite la entrada a las instalaciones y esperar su autorización para permitir la entrada del mismo a la recepción.

6. El Vigilante reportara, en forma inmediata, a los Gerentes de Administracion, Comercialización y Recursos Financieros cualquier eventualidad que ponga en riesgo la seguridad de la Empresa.

7. El Vigilante (diurno y nocturno) deberá llevar un cuaderno de control, donde anotara el ingreso de toda persona que ingrese y salga de la empresa (hora, nombre, cedula de identidad, motivo de la visita y firma), así como de los camiones que ingresen y salgan de la empresa.

8. El Vigilante llevará un libro de novedades en la vigilancia, en el cual indique, hora, nombre, cedula y firma de los cambios de turnos, novedades del día y la noche.

9. El Vigilante controlará a través del cuaderno de control, el turno de los Transportistas a ser cargados y descargados, con la finalidad de respetar el orden de llegada de cada uno de ellos.

10. El Vigilante deberá, obligatoriamente, verificar que los Transportistas que prestan servicio a la compañía tengan la Guía de Despacho y copia de la Precarga, así mismo revisara que la misma se encuentre firmada por el Jefe de Almacén, el Chofer y su Ayudante, igualmente debe cotejar las firmas con las respectivas cédulas de identidad.

11. El Vigilante deberá, obligatoriamente, verificar a todos los Transportistas de Proveedores que presten servicio a la compañía, lo siguiente:

• Solicitar, al momento de su llegada, la identificación el carnet y/o facturas a nombre de la empresa para permitir la entrada a las instalaciones, previa aprobación del Jefe de Almacén.

• Solicitar, al momento de la salida del camión, que las puertas del mismo sean abiertas para constatar que el camión se encuentre completamente vacío, en caso de observar cualquier eventualidad inmediatamente deberá reportar a Jefe de Almacén y Gerencias de la empresa.

12. El módulo de vigilancia debe contar con una línea de teléfono que tenga salida solo para la empresa de vigilancia, empresa de alarma, Gerente de Comercialización y Gerente de Recursos Financieros y de los directivos, así mismo, debe contar, con un baño, agua potable y iluminación adecuada.

13. El Jefe de Almacén junto con el Vigilante deberán chequear diariamente todas las puertas y ventanas del almacén, verificando que no existe ningún tipo de oportunidad de robo.

[[Categoría:Almacén]]

Despacho de mercancía y fletes

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:31:45 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. El despacho de mercancía deberá ser realizado en forma diaria. Los despachos a zonas urbanas deben realizarse en un máximo de 24 horas y las zonas foráneas en un máximo de 32 horas.

2. Los camiones que han sido cargados en los almacenes de la Compañía y que por algún motivo no salieron a tiempo a su punto de destino, deberán OBLIGATORIAMENTE resguardarse dentro las instalaciones de la misma hasta el día siguiente que partan a su punto de destino (los vehículos no podrán salir después de las 4:00 PM y solo estará permitido la salida de los camiones cargados después de las 6:00 AM).

3. Los fletes deberán ser cancelados en función del tabulador de flete aprobado por la Dirección de Recursos Financieros.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. El área de despacho deberá estar ubicada al lado de la oficina del Almacén.

2. Deberá existir una(s) zona(s) de precarga, claramente demarcada con un espacio no menor de 4 x 4 mts.

3. Los vehículos de transporte al momento de ser liquidados, cargue o no cargue nuevamente, deben ser revisados.

4. Para las cargas que no ameriten un camión 350, deberán buscarse la cotización de flete de camionetas de menor capacidad (éstas solo aplicarán para las rutas más cercanas), con previa aprobación de la Gerencia de Recursos Financieros.

5. La compañía tendrá un Registro de Transportistas actualizado, para aquellas situaciones donde se deba prescindir de los Transportistas recurrentes, o se requiera despachar un volumen mayor de mercancía.

6. Los viajes más lejanos deberán ser efectuados, en lo posible, por los camiones propiedad de la compañía, o de compañías relacionadas.

7. Las facturas pendiente por entregar: no podrá ser mayor a un 10% de las ventas al cierre de mes. Al cierre fiscal de la compañía este renglón debe ser 0%.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Jefe de Almacén deberá revisar los vehículos de carga luego se ser liquidados.

2. El Jefe de Almacén enrutará las facturas a ser despachadas en función de la optimización del despacho. Así mismo, asignará a un asistente (Despachador) la emisión de la precarga (original y copia) que será entregada

3. El Despachador junto con el Jefe de Almacén entregarán una copia de la Precarga a cada Ayudante según la asignación de sus tareas y responsabilidades.

4. El Despachador solicitará la ubicación de la mercancía en la zona de carga donde será chequeada.

5. Los Ayudantes de Almacén serán los responsables de ubicar la mercancía de la precarga. Así como la ubicación en la zona de precarga asignada, así mismo deberán firmar y entregar, la copia de la precarga al Despachador (asistente), en señal de elaboración y culminación de la precarga.

6. El Despachador deberá hacer primero un conteo de la precarga, firmar el original de la misma y entregarlo junto con la copia (firmada por los ayudantes) al Jefe de Almacén.

7. El Jefe de Almacén conjuntamente, con el segundo Despachador (asistente, distinto al que verificó el primer conteo) y el Transportista verificarán que la mercancía preparada concuerde con la copia de Precarga y Guía de Despacho.

8. Es responsabilidad del Jefe de Almacén decidir si el ayudante debe comenzar a preparar otra Precarga o apoyar en la carga de camiones.

9. El Transportista chequeará la Guía de Despacho vs. Precarga y procederá a la revisión de la Precarga conjuntamente con el Jefe de Almacén o Asistente (Despachador).

10. El Transportista una vez verificada que la Precarga este completa y en perfecto estado (mercancía), procederá a la carga del vehículo, junto con su ayudante.

11. Para efecto de la carga de camiones, los Transportista deberán ingresar con ayudantes de acuerdo a la capacidad de su vehículo:
- Camiones 350: 1 Caleteros (chofer + ayudante)
- Camiones 600, 750, 7000, etc.: 2 Caleteros (chofer + ayudantes)

12. El Despachador solicitará la mercancía según las facturas relacionadas en la Guía de Despacho, y comenzará junto al Transportista a la carga del camión según el orden de las rutas, los más lejos carga primero y la ruta más cerca se carga de último en el camión.

13. El Jefe de Almacén supervisará el cierre de las puertas del camión después de haber concluido su carga.

14. El Jefe de Almacén entregará al Asistente Administrativo las facturas, así como el original y la copia de la precarga. (Estas deben anexarse a la guía de despacho).

15. En caso de detectar durante la carga del camión la falta de algún producto, el Despachador (Asistente de Almacén), deberá detener la carga del camión e informar al Jefe de Almacén.

16. El Jefe de Almacén realizará una auditoria al camión e informará a la Gerencia de Recursos Financieros, los resultados y las responsabilidades de lo ocurrido.

17. El Jefe de Almacén, en el caso que la mercancía ubicada en la zona de precarga no entre en el camión, deberá realizar el cotejo de la mercancía que se encuentra en la zona de precarga con las facturas que no entraron y ordenará la entrada de la mercancía al Almacén y la colocación de la misma en su respectiva ubicación.

18. Es responsabilidad del Jefe de Almacén firmar las facturas (copia) que no entraron y entregarlas al Asistente Administrativo para su eliminación de la guía de despacho.

[[Categoría:Almacén]]

Recepción y descarga de mercancía de Proveedores

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:31:37 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Toda mercancía viaja por riesgo y cuenta del Proveedor hasta la recepción en el Almacén de la compañía.

2. Los camiones de Proveedores deben contener los pedidos que sean propiedad de la empresa solamente, para poder ser recibido.

3. El Proveedor deberá efectuar la entrega de la mercancía en la fecha indicada en la orden de compra. Una vez vencida esta fecha, la compañía se reserva el derecho de cancelar total o parcialmente esta orden y rechazar la recepción de la mercancía, sin que haya lugar a indemnización alguna.

4. Cuando la mercancía no cumpla con las especificaciones de la Orden de Compra, la compañía se reserva el derecho de cancelarla, rechazar la recepción de la mercancía o devolverla por cuenta del Proveedor.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. No se podrán descargar camiones de Proveedores que no venga con sus propios caleteros, la cantidad requerida minina aceptada será la siguiente:
1.1.- Camiones 350 con una puerta: un (1) caletero.
1.2.- Camiones 600 a 800 con una o dos puertas: dos (2) caleteros.
1.3.- Gandolas de dos puertas: cuatro (4) caleteros.

2. La descarga se debe realizar en función de las características de cada producto evitando el maltrato o daño de la mercancía.

3. No se recibirá mercancía los días lunes de comienzo de mes, motivado a la realización conteo físico de inventario.

4. No podrá recibirse mercancía de Proveedores con Nota de Entrega; solamente se podrá recibir con facturas (originales y copias), las cuales deben cumplir con las condiciones establecidas por las Leyes y Reglamentos Venezolano.

5. Los camiones deberán ser descargados por facturas “COMPLETA”. No esta permitida entregas parciales de mercancías.

6. No se recibirá productos alimenticios con fecha de vencimiento menor a un (1) año.

7. Por ningún motivo los Trabajadores del Almacén de la empresa, podrán descargar la mercancía de los camiones enviados por los Proveedores.

8. Queda terminantemente prohibido el ofrecimiento de dinero por parte del Transportista al personal de Almacén o vigilancia de la empresa.

9. La recepción de mercancía de los Proveedores se efectuará de lunes (excepto el correspondiente a primero de cada mes) a jueves, en el horario comprendido de: 7:30am a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. Cualquier otro cambio en los días de recepción serán, aquellos acordados entre el Gerente de Recursos Financieros, Comercialización y el Proveedor.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Vigilante, deberá solicitar al momento de la llegada del camión y antes de su entrada a la compañía, su identificación, la cual podrá ser a través de un carnet del Proveedor o carta autorización.

2. El Vigilante tiene la responsabilidad de solicitar al Chofer del camión con mercancía, la factura del Proveedor, a objeto de informar al Jefe de Almacén y obtener su autorización para la entrada del camión al almacén.

3. La supervisión de la descarga será responsabilidad del Jefe de Almacén y Recibidor, el cual se apoyará de un (1) Ayudante de Almacén (este deberá ser el responsable de la línea), por cada puerta de descarga.

4. El Jefe de Almacén deberá verificar que la factura corresponda a la empresa y revisará que la Orden de Compra esté emitida por la Gerencia de Comercialización.

5. El Jefe de Almacén deberá recibir y verificar, que la mercancía entregada por el Proveedor, cumpla con los requisitos y condiciones estipuladas en la Orden de Compra.

6. En los caso de existir diferencia, entre la factura y orden de compra, el Jefe de Almacén deberá consultar con el Gerente de Comercialización para la aprobación o no de tales diferencias. Y proceder a entregar la Orden de Compra con la correcciones (si aplica), al Recibidor de Almacén.

7. El Jefe de Almacén no deberá recibir ningún tipo de mercancía de manos del Proveedor, si la misma no esta respaldada por una orden de compra.

8. El Jefe de Almacén colocará en la factura original y copias, el sello correspondiente a la recepción de la mercancía y firmará la misma en constancia de recibido conforme si fue recibida y revisada.

9. El Recibidor descargará la mercancía con la orden de compra ya revisada por el Jefe de Almacén (con la factura), y descargará las cantidades indicadas en la misma.

10. El Recibidor tiene la responsabilidad de supervisar la descarga de la mercancía y ordenar la colocación de las cajas en las paletas (formación de la camada) según lo establecido en las normas de paletizado que estipule el Proveedor, para el buen cuidado y conservación de la mercancía recibida.

11. El Recibidor preparará junto con el Asistente Administrativo de Almacén, el formulario Recepción de Mercancía.

12. El Recibidor deberá chequear: el perfecto estado de la mercancía, la fecha de vencimiento del producto (si aplica), el contenido de las unidades correctas por caja y la adecuada colocación de las cajas en las paletas, así como su correspondiente conteo.

13. El Recibidor una vez que se haya recibido la mercancía, deberá entregar al Ayudante responsable de la línea (en caso de que este por algún motivo no fuese el mismo que asistió en la recepción) la mercancía para que sea ubicada en su lugar previamente asignado en el deposito.

14. El Jefe de Almacén será el responsable de remitir al Encargado de Compras (Administrador de Ventas), con la brevedad que el caso amerite, toda la documentación requerida para el ingreso de la compra al sistema.

15. El Jefe de Almacén llevará un archivo de toda la orden de compra en original del proceso de entrada de mercancía, a efecto de consultas posteriores por parte de las unidades interesadas de la compañía.

[[Categoría:Almacén]]

Devolución de mercancía de clientes

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:31:30 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Las devoluciones de mercancía de clientes en mal estado, deberán cumplir con las condiciones que establezca el Proveedor, para que éstas sean reconocidas.

2. Toda devolución de mercancía en mal estado debe estar asociada con una venta, para que esta sea reconocida por la compañía.

3. El reconocimiento de las devoluciones de mercancía de clientes en mal estado, no podrá superar el 50% del costo de la mercancía vendida.

4. La devolución de mercancía de clientes en buen estado, se reconocerá al 100% de precio facturado.

5. No podrá recogerse mercancía de cliente que no lleven su correspondiente nota de devolución.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. Las condiciones de los Proveedores para el reconocimiento de la mercancía devuelta son las siguientes:

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Si un Proveedor no está mencionado en esta normativa, es responsabilidad del Gerente de Comercialización, solicitar por escrito sus condiciones, con la finalidad de hacerlo llegar al personal involucrado para su cumplimiento y control.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Asesor Comercial deberá realizar la nota de devolución de mercancía en mal estado y en buen estado, identificando claramente el código del producto, descripción, cantidad (caja y/o unidades), condiciones físicas del producto, motivo de la devolución y condiciones de la devolución.

2. El Asistente Administrativo de Almacén, una vez realizada la liquidación al Transportista entregará al Jefe de Almacén los documentos que tienen devolución, este procederá a solicitar al Transportista la mercancía involucrada.

3. El Jefe de Almacén velara por la asignación de la nota de devolución de cliente a la factura que la origino, así mismo, debe especificarse al Transportista las condiciones de la mercancía que va ser recogida.

4. El Jefe de Almacén notificará al Transportista las condiciones establecidas por la empresa para el retiro de la mercancía en mal estado, la cual debe coincidir con las establecidas por el Proveedor y la empresa.

5. El Jefe de Almacén llamará al Ayudante a cargo de las líneas devueltas, para que este chequee en presencia del Transportista los productos que están recibiendo.

6. El Ayudante chequeará que la mercancía este en perfecto estado y que concuerde con lo especificado por el cliente en la factura. En el caso de mercancía en mal estado, deberá verificar que las mismas cumpla con las condiciones que establezca la empresa. Una vez chequeada la mercancía por el Ayudante responsable de la línea, procederá a ubicarla en el lugar asignado.

7.Cada Ayudante deberá estar atento a las entradas y salidas de la mercancía sobre la cual es responsable, razón por la cual no debe existir mercancía maltratada ni extraviada.

8. El Transportista debe recoger la mercancía estipulada específicamente en la nota de devolución. No podrá recoger sin autorización de la Empresa mercancía de clientes.

[[Categoría:Almacén]]

Contratación y Control de Transportistas Externos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:31:19 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Es de carácter obligatorio que los Transportistas (Chóferes y Ayudantes), se reserven el lugar de destino y los volúmenes en mercancía, de los viajes a realizar. Aquel que no cumpla con los valores de confidencialidad, lealtad y compromiso con la compañía no podrá otorgársele carga alguna. (Sin excepción).

2. Es de carácter obligatorio que el Transportista a ser contratado, posea un Registro Mercantil, no podrá contratarse Transportistas que funjan como persona natural. (Sin excepciones).

3. Las empresas transportistas que prestan servicio de entrega son contratadas para un solo viaje, es decir, sus obligaciones para con nuestra empresa cesan en el momento de devolver las facturas y la mercancía devuelta del cliente (si aplica) en buen estado, tal como se les entrego.

4. Sin perjuicio por lo anterior, se entiende que la satisfacción del servicio prestado por la empresa de Transporte a la empresa, puede generar futuros contratos de entrega que no serán en ningún modo vinculantes y así lo acepta expresamente la empresa Transportista.

5. Las empresas transportistas deben presentar una oferta de servicios por escrito a ser estudiada por la empresa; una vez efectuado el estudio de su oferta, la empresa aprobará su ingreso a nuestra base de datos y esta de parte de la empresa transportista proveernos de la información exacta para su ubicación, en cuanto exista disponibilidad para el siguiente viaje.

6. Si la empresa transportista no envía al conductor y su ayudante en el momento que la empresa contratante lo requiera, La Empresa estará en su derecho de contratar a otra empresa transportista para que se ocupe del despacho.

7. El contrato lleva implícito, la buena fe que tiene la empresa transportista de dar un servicio de alta calidad: recepción completa de la mercancía, entrega oportuna y sin faltantes, cuidar la integridad de la unidad de transporte, prevención de accidentes, cumplimiento de las leyes de transito, excelente trato para con los clientes involucrados en las entregas, etc.; si en algún momento existiera duda por parte de la empresa de la buena fe de la empresa transportista, será razón suficiente para no otorgar nuevos viajes a la empresa transportista, sin que ello genere reclamo alguno.

8. La cantidad de dinero a pagar a la empresa transportista por parte de la empresa, se especifica mediante tarifas al comienzo del contrato, y serán descontadas a éste las cantidades de dinero que resultaren de faltantes de mercancía luego de los despachos y faltantes.

9. La empresa de transporte se compromete y se obliga a cumplir fielmente con las normas de la Ley de Transito Terrestre y su Reglamento así como las demás Resoluciones y normas sobre la materia emanadas de Autoridades Publicas, siendo el única responsable de cualquier violación o hecho punible que trasgreda las normas citadas.

10. EL Transportista (contratado) será el único patrono o empleador del personal que directa o indirectamente contrate para el cumplimiento de las obligaciones contraídas conforme al contrato de servicio. En tal virtud, la Empresa no es ni intermediario ni contratista de Transportista, y en tal virtud no es solidariamente responsable de las obligaciones que el Transportista contraiga con su personal contratado.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. Los documentos necesarios para la contratación de Transportistas externos, que prestan servicio de flete a la compañía, son los siguientes:
• Registro mercantil (actualizado de la empresa de transporte).
• Registro de información fiscal. R.I.F. (Fotocopia).
• Registro de la Empresa de Transporte en el Instituto de Seguro Social.
• Foto tipo carnet del Chofer y Ayudante.
• Cédula de identidad del Chofer y Ayudante. (Fotocopia. La C.I. debe estar vigente).
• Titulo de propiedad del camión (Fotocopia).
• Carnet de circulación del camión. (Fotocopia).
• Licencia de conducir del Chofer. (Fotocopia; la misma debe estar vigente).
• Certificado medico vial. (Fotocopia; el mismo debe estar vigente).
• Constancia de una revisión del camión, emitida por el C.I.C.P.C.(Fotocopia, ésta no debe tener más de tres meses de antigüedad).
• Certificado de salud, emitido por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social. (Fotocopia; el mismo debe estar vigente).
• Permiso Sanitario de Transporte
• Certificado para la manipulación de alimentos
• Carta de buena conducta emitida por la prefectura del lugar donde reside. (Original).
• Dos cartas de recomendación de trabajos anteriores. (Originales).
• Dos referencias personales. (Originales).
• Dos referencias comerciales. (Originales).
• Una referencia bancaria. (Original, de no más de tres meses de antigüedad).
• Teléfono móvil (celular) preferiblemente con línea Movistar.
• Póliza de Responsabilidad Civil. (Fotocopia).

2. Todos los documentos deberán ser verificado para certificar la veracidad de los mismos y deberán ser anexados al expediente del Transportista.

3. El vehículo del Transportista (contratado) debe estar provisto de un compartimiento de carga metálico que impidan la visibilidad del contenido de la carga, así mismo tener instalado por lo mínimo dos (2) sistemas de seguridad en su unidad de transporte, los cuales deben funcionar en perfecto estado y debidamente conectados.

4. Es de carácter obligatorio, que los Transportistas que presten servicio a la compañía, posean un teléfono celular, con la finalidad de poder comunicarse y comunicarnos, al momento de suscitarse algún problema con el despacho de mercancía.

5. Es de carácter obligatorio, que al momento de la contratación de los Transportistas, estos aperturen una cuenta bancaria (ahorro y/o corriente) a nombre de la compañía de transporte, en el banco seleccionado por la compañía, para cancelar, directamente en cuenta, sus servicios los días viernes de cada semana.

6. Es de carácter obligatorio que el vehiculo se encuentre full de combustible al momento de llegar a la compañía para efectuar la carga de la mercancía, el Jefe de Almacén no autorizará la carga del vehiculo si no presenta el tanque full.

7. Para autorizar la entrada y salida del vehículo del Transportista a los almacenes de la compañía y proceder a la carga y descarga, deberán tener obligatoriamente un ayudante (como mínimo), quien debe ser mayor de edad y apto para trabajar. No se autorizará la salida al camión si no se cumple esta norma.

8. Las cargas deberán realizarse para un periodo (ruta de despacho) no mayor de dos (02) días máximo.

9. Durante el trayecto hacia el cliente, el Transportista y Ayudante deberán estar siempre en estado de alerta, es decir, en todo momento debe existir una constante vigilancia de la mercancía y facturas bajo su custodia.

10. Queda terminante prohibido realizar paradas de descanso o reabastecimiento en sitios desolados. En caso de observar cualquier persona o vehículo sospechoso, el Transportista debe reportarlo en el punto de control más cercano.

11. De interrumpirse las labores específicas de reparto, el Transportista estará en la obligación de estacionarse en un garaje público o privado a fin asegurar el resguardo de la mercancía.

12. En el caso de algún problema al momento de la entrega de la mercancía al cliente, el Transportista deberá comunicarse con la compañía (Jefe de Almacén o Gerente de Recursos Financieros o Gerente de Comercialización), para que esto(s), le solucionen el problema en el momento y sean ellos los que tomen la solución más favorable, por ningún motivo podrá el Transportista dejar la mercancía en el cliente si este no cumple con las condiciones estipuladas.

13. La entrega al cliente se efectuara en forma oportuna y evitando causarle molestias. Las cantidades de mercancías entregadas deben ser exactas y de acuerdo a las especificaciones de las facturas.

14. Todos los clientes deberán verificar la entrega de la mercancía y una vez conforme deberá firmar, fechar y sellar la factura.

15. Las guías de despacho, facturas, cheques, etc., deberán tratarse con cuidado, evitando cualquier deterioro de estos documentos y valores.

16. En caso de existir algún reclamo por parte del cliente, por mala entrega de mercancía o conducta irregular por parte del Transportista, la empresa se reserva en derecho de no darle la oportunidad de un nuevo despacho.

17. El pago por el servicio de fletes prestado se cancelarán, semanalmente, los dias viernes, en las oficinas de la compañía.

18. Al pago de Transportista se le hará un apartado del 10% del monto del flete por concepto de garantía del servicio del vehiculo, el cual será reintegrado con los intereses que genere a la tasa de intereses sobre prestaciones sociales dictaminada por Banco Central de Venezuela, en el momento de vencerse el contrato de servicio. Dicha garantía tendrá las siguientes características y condiciones:

• Los intereses que se generan serán sobre saldo final de cada mes.

• Le será entregado estados de cuenta mensual para su revisión y control, el cual tendrá un costo de Bs. 1,00.

• La condición para retirar del fondo de garantia, será únicamente bajo la modalidad de préstamos, con la finalidad de mantener siempre un saldo a favor.

• Los préstamos al fondo deberán ser solicitados con dos (2) días de anticipación, y deberá documentarse a través del formato establecido. Estos prestamos podrán ser únicamente para el mantenimiento y mejoras al Vehículo de Transporte.

• Para poder optar a la solicitud de préstamo al fondo de garantía, deben tener un mínimo de un mes aportando, y no podrá ser mayor al 75% del monto acumulado.

• El descuento de los préstamos se realizará en un plazo de diez (10) semanas.

• Los intereses serán cancelados al final de la segunda semana del mes de noviembre de cada año, así como también será cancelado el monto que exceda a quinientos bolívares (Bs.500,00) del monto acumulado, o al momento de vencerse el Contrato.

19. El pago de flete se realizará en función de la Guía de Despacho y entrega final de la mercancía asignada, considerando la evaluación y determinación de las facturas devueltas (por posible anulación) o a ser reenviadas. Se considera como soporte para la cancelación del flete correspondiente a estos casos el “Formato de Devoluciones”, el cual especifica la razón de la devolución, por lo que es obligatorio que el Transportista haga firmar y sellar al Cliente el “Formato de Devoluciones” en señal de su visita al mismo, para poder cancelárle el flete de tales facturas.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Transportista deberá tener vigentes todos los documentos legales necesarios para transportar la mercancía.

2. Los Transportistas (Chóferes y Ayudantes), deberán esperar fuera del área de la compañía, el turno correspondiente para realizar la carga y descarga del camión.

3. Es obligación del Ayudante del Chofer, facilitar las labores de carga y descarga del vehículo y proteger o cuidar la mercancía en transito hacia el cliente.

4. El Transportista, al momento de retirar el vehículo de los almacenes, deberá mostrar al Vigilante la guía firmada por el Jefe de Almacén, el Chofer y Ayudante, cotejando el Vigilante las firmas con las respectivas cédulas de identidad del Chofer y el Ayudante.

5. El Transportista deberá transitar obligatoriamente con un ayudante. Es responsabilidad de ambos estar pendiente de la mercancía en custodia.

6. El Transportista deberá estar presente en el momento de la carga del vehículo y firmará la guía de despacho como constancia de la entrega exacta de toda la mercancía referida en las facturas y guías; si el Transportista no esta conforme, puede exigir un nuevo conteo de las cajas entregadas, con la finalidad de que exista conformidad de la mercancía recibida del Almacén.

7. El Transportista llevará junto a las facturas, una copia de la precarga de la compañía, así mismo, este podrá efectuar en la precarga original cualquier observación que considere necesaria para que esta quede como evidencia.

8. El Transportista y el ayudante tienen la obligación de firmar la guía de despacho, a través de una nota al final de cada guía, la cual especifica lo siguiente:

''Yo, __________________, de C.I.N°__________________ Chofer del camión _____________ y mi ayudante el Sr. ________________ de C.I. N° __________________ damos constancia fiel que hemos recibido la mercancía que conforma las facturas que se relacionan es esta guía, la cual se encuentran bajo nuestra custodia y responsabilidad.''

9. El Transportista verificará, en caso que el cliente cancele contra camión, que el cheque contenga la fecha, que la cantidad en número y letra coincidan, que el nombre de la compañía se encuentre correcto y que el cheque esté firmado. Todo esto con la finalidad de evitar molestias e inconvenientes para él, para el cliente y la compañía.

10. El Transportista elaborará el recibo de cobro al cliente, en señal de pago cuando éste cancele contra camión.

11. El Transportista entregará al Jefe de Almacén, los cheques cobrados (contra camión), y éste lo entregará a la Gerencia de Recursos Financieros para ser depositado en la cuenta de la compañía.

12. Una vez efectuada la entrega de toda la mercancía, el Transportista deberá devolver todos los documentos y valores propiedad de la compañía. Estos serán entregados al Jefe del Almacén.

[[Categoría:Almacén]]

Contratación y Control de Chóferes internos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:31:06 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. La empresa contratara chóferes que se obliguen a prestar sus servicios a la empresa desempeñándose como conductor del vehiculo de transporte asignado por la empresa, para realizar labores de transportación de mercancía, autorizada mediante una orden o guía de carga emitida por esta.

2. Los chóferes se obligan a hacer buen uso del vehiculo y a cuidarlo con la diligencia de un buen padre de familia, así como a acatar cualesquiera disposiciones legales o reglamentarias, relativas a la posesión, tenencia, uso y mantenimiento del vehiculo.

3. Los chóferes por ser responsables de la actividad asignada, responderán por aquellas erogaciones que debiera cancelar la empresa, por negligencias en las labores asignadas, por encontrarse este, bajo los efectos de bebidas alcohólicas, de sustancias estupefacientes o psicotrópicas, o que condujese a exceso de velocidad, y por cualquier otra que estipule la Ley y sus reglamentos, y Ley Orgánica de Régimen Municipal, en tal sentido, autoriza a la empresa, para descontar de sus ingresos (remuneraciones) inmediatos futuros los montos a que haya lugar por el incumplimiento de lo establecido en la ley

4. Los chóferes deberán notificar y llevar un control del vehículo, para que este se encuentre en perfectas condiciones de seguridad, funcionamiento e higiene, de acuerdo a lo establecido en esta Ley y su Reglamento; por lo que deberá notificar por escrito a la empresa, para que este sea sometido a revisión en la oportunidad que señale el Reglamento de esta ley. Cumplir con las Normas Venezolanas COVENIN y las disposiciones que establezca el Reglamento relativas a los vehículos de motor.

5. Los chóferes deberán poseer todos los documentos y elementos de identificación exigidos por las autoridades del Ministerio de Transporte y Comunicaciones, así como de sus correspondientes placas de identificación, la cual será entregada por la empresa, manteniéndolas en perfecto estado de conservación y condiciones de visibilidad, de acuerdo con lo establecido en la Ley y su Reglamento. La empresa deberá mantener en vigencia la garantía del Seguro de Responsabilidad Civil, en las condiciones establecidas en la Ley y su Reglamento. Los chóferes no podrán si previa autorización de la empresa, realizarle al vehiculo ninguna alteración sustancial en su estructura, función o aspecto, de tal manera que en ningún caso afecte la seguridad del tránsito terrestre, de acuerdo a lo establecido en el reglamento de la ley.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. En caso que la empresa determinase que el chofer está incumpliendo las políticas y normas con aptitudes que pongan en tela de juicio el adecuado desempeño en el uso y custodia del vehiculo; ésta podrá retirar las llaves del mismo y asignar al chofer a otras labores, diferentes a las señaladas inicialmente; por el período de tiempo que se considere pertinente, para el adecuado desempeño del vehiculo y su conductor.

2. Para la prestación de los servicios, los chóferes se obligan a cumplir con las normas y políticas establecidas por la empresa. Estas normas y políticas, pudieran o no estar escritas y en su defecto aquellas que por costumbre se consideren como tales, por el incumplimiento de una de ellas, la empresa se reserva el derecho de rescindir del contrato por causa justificada de despido, conforme al Articulo 102 Numeral i), de la ley Orgánica del Trabajo vigente, y proceder legalmente y así lo acepta el chofer.

3. De autorizarse por parte de la gerencia encargada el cobro en efectivo de la cobranza por ventas de contado, el chofer deberá depositar el monto exacto de la cantidad recibida por el cliente, de forma inmediata en las cuentas bancarias a nombre de la empresa, cuyo número de cuenta y entidad bancaria declara conocer perfectamente. En caso contrario, la empresa asumirá que existe la apropiación indebida de los fondos, por lo que se reserva el derecho de rescindir del contrato, por causa justificada de despido, establecido en el Articulo Nº 102, Numeral a., de la ley Orgánica del Trabajo, por lo que podrá proceder legalmente y así lo acepta el chofer.

4. De interrumpirse las labores específicas de reparto, los chóferes están en la obligación de estacionarse en un garaje público o privado; a fin asegurar el resguardo de la mercancía y notificar de inmediato a la empresa.

5. Queda terminante prohibido realizar paradas de descanso o reabastecimiento en sitios desolados. En caso de observar cualquier persona o vehículo sospechoso, el chofer debe reportarlo en el punto de control más cercano.

6. En el caso de algún problema al momento de la entrega de la mercancía al cliente, el chofer deberá comunicarse con la compañía (Jefe de Almacén o Gerente de Recursos Financieros o Gerente de Comercialización), para que esto(s), le solucionen el problema en el momento y sean ellos los que tomen la solución más favorable, por ningún motivo podrá el chofer dejar la mercancía en el cliente si este no cumple con las condiciones estipuladas.

7. La entrega al cliente se efectuarán en forma oportuna y evitando causarle molestias. Las cantidades de mercancías entregadas deben ser exactas y de acuerdo a las especificaciones de las facturas.

8. Todos los clientes deberán verificar la entrega de la mercancía y una vez conforme deberá firmar, fechar y sellar la factura.

9. Las guías de despacho, facturas, cheques, etc., deberán tratarse con cuidado, evitando cualquier deterioro de estos documentos y valores.

10. En caso de existir algún reclamo por parte del cliente, por mala entrega de mercancía o conducta irregular por parte del chofer, la empresa se reserva el derecho de rescindir del contrato, por causa justificada de despido, establecido en el Articulo No102, Numeral a., en la ley Orgánica del Trabajo, por lo que podrá proceder legalmente, y así lo acepta el chofer.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. Los chóferes estarán sujeto a las siguientes obligaciones:
• Portar la licencia de conducir vigente, del grado correspondiente al tipo de vehículo que conduce.
• Portar el certificado médico vigente, cumpliendo las indicaciones señaladas en el mismo.
• Portar el certificado psicológico vigente, en los casos de lo determine el Reglamento; estar en buen estado físico y psíquico para conducir correctamente.
• Llevar debidamente colocado el cinturón de seguridad y velar porque los demás ocupantes del vehículo cumplan este requisito.
• Abstenerse de provocar ruidos contaminantes innecesarios, tendientes a exigir preferencias indebidas en cualquier vía o área de circulación;
• Por ningún motivo puede impedirse el libre tránsito de vehículos en una vía pública, en forma permanente.
• Cumplir y hacer cumplir las normas que en materia de seguridad establezca la Ley, su Reglamento y demás normas que se dicten al efecto.

2. En caso de estar un chofer, implicado en un accidente de tránsito debera:
• Detener el vehículo, en el lugar del accidente;
• Cerciorarse si se han producido víctimas personales o daños a bienes públicos o privados como consecuencia del accidente;
• Procurar mantener la calma y el estado de las cosas
• Prestar ayuda a las personas y los debidos auxilios;
• Avisar a la empresa y a la autoridad en todo caso;
• Salvaguardar la fluidez y seguridad de la circulación
• Intercambiar recíprocamente los datos de identificación de los vehículos y de las personas involucradas en el accidente y de ser posible de los testigos presénciales.

3. Los chóferes se comprometen a recibir y mantener en buen estado de conservación y bajo custodia inmediata, los valores que la empresa le otorgue para la entrega de mercancía y cobro a los clientes (facturas, giros, cheques devueltos, notas de debito y crédito, o cualquier otro instrumento de valor). Los chóferes no podrán entregar o traspasar documentos asignados a este, a otra persona, para que este ejecute la gestión de entrega y firma del cliente, sin previa autorización de la gerencia encargada.

4. EL chofer hará cumplir las condiciones para la entrega de la mercancía establecidas por la empresa, que declara conocer perfectamente, los chóferes deberán certificar la cantidad de productos cargados al vehiculo y entregar al cliente la cantidad y producto exacto establecida en la(s) factura(s) o nota de entrega, las cuales, acepta conocer y en caso tal, que se establezcan condiciones especiales, esta deberán estar autorizadas por la gerencia responsable, en su defecto el chofer autoriza a la empresa, para descontar de sus ingresos (remuneraciones) inmediatos futuros los montos a que haya lugar, por el incumplimiento de las políticas.

5. Los chóferes se obligan en forma exclusiva a prestar sus servicios para la empresa, en tal sentido, no podrá usar en vehiculo para otro servicio o carga que no sean la establecida por la empresa. Cualquier actividad contraria se estimará como una falta grave a las obligaciones del chofer en la relación de trabajo y en caso que suceda la empresa se reserva el derecho de rescindir del contrato, por causa justificada de despido, establecido en el Articulo No102, Numeral a., en la Ley Orgánica del Trabajo, por lo que podrá proceder legalmente y así lo acepta el chofer.

6. Los chóferes se obligan a dar fiel cumplimiento a las obligaciones aquí descritas y convenidas y está en conocimiento que constantemente estará sujeto a evaluaciones de su gestión por parte del Jefe de Almacén y demás Gerentes que la empresa asigne.

7. El chofer deberá llevar el “Formato de Devoluciones”, en el cual especificará la razón de la devolución, por lo que es obligatorio que él haga firmar y sellar al cliente el formulario antes descrito en señal de su visita.

8. Los chóferes deberán tener vigentes todos los documentos legales necesarios para transportar mercancías.

9. Es obligación del ayudante del chofer, facilitar las labores de carga y descarga del vehículo y proteger o cuidar la mercancía en transito hacia el cliente.

10. Los chóferes al momento de retirar el vehículo de los almacenes, deberán mostrar al vigilante la guía firmada por él conjuntamente con el Jefe de Almacén y el Ayudante. El vigilante cotejará las firmas con las respectivas cédulas de identidad del chofer y el ayudante.

11. Los chóferes deberán transitar obligatoriamente con un ayudante. Es responsabilidad de ambos estar pendiente de la mercancía en custodia.

12. Los chóferes deberán estar presente en el momento de la carga del vehículo y firmar la guía de despacho como constancia de la entrega exacta de toda la mercancía referida en las facturas y guías; si el chofer no esta conforme, puede exigir un nuevo conteo de las cajas entregadas, con la finalidad de que exista conformidad de la mercancía recibida del almacén.

13. El chofer llevará junto a las facturas, una copia de la precarga de la compañía, así mismos, este podrá efectuar en la precarga original cualquier observación que considere necesaria para que esta quede como evidencia.

14. El chofer y el ayudante tienen la obligación de firmar la guía de despacho, a través de una nota al final de cada guía, la cual especifica lo siguiente:

''Yo, __________________, de C.I. N°__________________, Chofer del camión _____________ y mi ayudante el Sr. ________________ de C.I. N°_________________ damos constancia fiel que hemos recibido la mercancía que conforman las facturas que se relacionan es esta guía, la cual se encuentran bajo nuestra custodia y responsabilidad.''

15. El chofer verificará, en caso que el cliente cancele contra camión, que el cheque contenga: fecha, que la cantidad en número y letra coincidan, el nombre de la compañía se encuentre correcto, y que el cheque este firmado. Todo esto con la finalidad de evitar molestia e inconveniente tanto para él como para el cliente y la compañía.

16. El chofer elaborará el recibo de cobro al cliente, en señal de pago cuando éste cancele contra camión.

17. El chofer entregará al Jefe de Almacén, los cheques cobrados (contra camión) y éste los entregará a la Gerencia de Recursos Financieros para ser depositado en la cuenta de la compañía.

18. Una vez efectuada la entrega de toda la mercancía, el chofer deberá devolver todos los documentos y valores propiedad de la compañía. Estos serán entregados al Jefe del Almacén.

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Vehículos de carga propios y de relacionadas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:30:56 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Los camiones propiedad de la empresa deberán permanecer resguardados dentro del almacén cuando estos se encuentren en la ciudad de origen.

2. Los vehículos propiedad de las empresas debe tener una póliza contra todo riesgo.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. Una vez que es incorporada la unidad, ya sea como activo de la empresa o como bien arrendado por esta, debe abrirse una ficha de control, en la cual se indique: placa, marca, modelo, año, procedencia, inventario de los accesorios con que se entrega, marcaje de kilometraje, seriales del motor y carrocería, fecha del ultimo mantenimiento, así mismo, se abrirá una carpeta que contenga, ficha, documentos de propiedad (copia), certificado de origen y permiso sanitario.

2. Deberá archivarse en la carpeta de cada vehiculo, fotocopias de las facturas originales de los repuestos y servicios de mantenimiento que se realicen al mismo.

3. Deberá revisarse y anotarse en la ficha de control del vehiculo, la cantidad de kilómetros que la unidad recorre, este control deberá ser en cada entrada y salida del almacén, asegurando el recorrido hechos por el chofer y el programa de mantenimiento de la unidad.

4. Todas las unidades de cabina abatible deben poseer un candado antisizalla colocado en la manija que para tal fin dispone la unidad.

5. Las piezas “susceptibles” de ser cambiadas por terceros (batería, llantas, repuesto, gato, llaves, micas, carruchas, piezas de recambio, etc.), deberán ser “marcada” con pintura aerosol visible e indeleble de color rojo o amarillo y serán inventariada por lo menos una vez al mes (se aceptan métodos de “marcaje” diferentes pero uniformes, que sean igualmente efectivos y que consten en la ficha de control).
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Jefe de Almacén tendrá control de los costos de reparación del camión propiedad del grupo, así mismo deberá solicitar las piezas reparadas por el Chofer para su control.

2. El Jefe de Almacén supervisara que todos los Transportistas externos e internos posean y tengan vigente:
a. Licencia de conducir vigente.
b. Certificados Medico vigente.
c. Papeles y Carnet de circulación.
d. Registro Mercantil (Transportistas externos).
e. Permiso Sanitario Transportes.

[[Categoría:Almacén]]

Viáticos Transportistas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:30:48 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Esta terminantemente prohibido aprobar anticipos a Transportista Externos.

2. A efectos de la cancelación de los viáticos para los Transportistas Internos se tomará como referencia los valores prefijados por la empresa y serán estimados en función del tiempo que duraría la actividad.

3. Debe considerarse para el pago de viáticos a los chóferes solamente por los siguientes conceptos:

[[Archivo:Imagen2.png]]

4. La única gerencia facultada para la cancelación de los anticipo de viáticos para los Transportistas Internos será la Gerencia de Recursos Financieros y a quien esta autorice para tales efectos.

5. Los viajes deberán ser programados bajo las siguientes premisas:

a. Solo se podrán hacer viajes de 2 días y 1 noche para todos los estados foráneos menos, Puerto Ayacucho y Santa Elena de Guairen.
b. En el caso de Puerto Ayacucho y Santa Elena de Guairen, los viajes podrán ser hasta un máximo de 2 días y 2 noches.
• El Chofer debería regresar el 3er día en la mañana generando solo gasto por desayuno.
• No podrán pagarse 2 noches y 1 día.
• No se podrá otorgar anticipos por despacho ida por vuelta a las Cadenas Regionales, y Hipermercados y MERCAL.

6. El cronograma de carga y regreso estará establecido de la siguiente manera:

[[Archivo:imagen3.png]]

7. Los vehículos de carga podrán realizar dos viajes foráneos a la semana (salvo que uno de estos viajes este pautado para Santa Elena de Guairén o Puerto Ayacucho); así mismo, podrá realizar un viaje los días Viernes en las zonas urbanas. Los días sábados serán cargados para que su salida sea a las 6:35 a.m, del día lunes.

8. La carga mínima estipulada para los vehículos por viaje son las siguientes:

[[Archivo:imagen4.png]]

9. Todos los gastos ocasionados por concepto de viáticos de Transportistas internos deberán estar respaldados con facturas (originales), que no contengan tachaduras ni enmendaduras, las cuales deben cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT.

10. Al completar el viaje, el chofer deberá justificar los gastos a través del formulario "Relación de Gastos” y entregar a la Gerencia de Recursos Financieros para su firma en señal de aprobación.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El chofer deberá presentar la liquidación de viáticos, detallando cada uno de los gastos efectuados.

2. La Gerencia de Recursos Financieros debe revisar la relación de gastos y firmarla en señal de aprobación para el pago.

3. El Contador será el responsable del control y la codificación de los viáticos entregados a los Transportistas.

4. El Contador deberá velar porque las Relaciones de Gastos contengan sus respectivos soportes (Originales), las cuales deben cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT, para que puedan ser canceladas.

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Inventario

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:30:39 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. El inventario de la compañía se valuará a su costo de reposición o valor de mercado el menor. El costo de reposición corresponde al precio de la última compra, en aquellos casos en los que el valor de la última compra sea menor a la inmediatamente anterior se deberá realizar un mix y/o prorrateo para la valuación del mismo.

2. La aplicación de los Mix en los productos serán realizados únicamente en caso que se reciban las compras de mercancías a un precio más bajo al que se encuentre valuado las existencias.

3. El inventario de mercancía, entregada por los Proveedores, a más de treinta (30) días no podrá exceder del 10% del total inventario al final de cada mes.

4. El Sistema de Inventario establece un costo bruto y un costo neto, el primero es el precio (full) establecido en la factura del Proveedor (sin la oferta), y a través del mismo se calcula el precio de venta de los productos a comercializar, el segundo el precio establecido con la oferta (esta última se establece en la factura dependiendo del Proveedor) y es con el cual se valoriza el inventario de mercancía.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. Todas las entradas y salidas de inventarios sean por compras, devoluciones de mercancía, despacho a cliente, o despacho a compañías del Grupo de Empresas Sodica, entre otras, deben estar soportados con la respectiva Notas de Recepción de mercancía y Facturas, las cuales deben llevar siempre la fecha, firma, sello de la empresa, y cualquier observación que amerite si fuera necesario.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Jefe del Almacén debe recibir del Administrador de Ventas, las facturas (Original, copia Azul y Amarilla) junto con la relación de las facturas emitidas; él mismo, debe verificar que las facturas estén completas (copias) y que las mismas coincidan con el listado de facturas emitidas.

2. El Jefe de Almacén deberá firmar la copia de la relación de las facturas emitidas en señal de conformidad.

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Toma de Inventario Físicos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:30:31 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Deberá realizarse la toma física de inventarios a principio de cada mes.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. La toma física de inventario debe realizarse a través del modulo de sistema diseñado para tal fin.

2. Antes de iniciar la toma física de inventario las gerencias involucradas deberán verificar lo siguientes aspectos:

-2.1 No deben existir pedidos posteados en el sistema.

-2.2 No debe existir notas de crédito por realizar; debe verificarse con el Departamento de Crédito y Cobranza a través de las ultimas auditorias de documentos realizadas, facturas por cobrar pendiente, guías pendientes por liquidar (si aplica), la NO, existencia de notas de crédito por devoluciones de mercancía (parciales o totales) pendientes por elaborar.

-2.3 En el caso de existir facturas pendientes por despachar, evaluar la anulación de las mismas o realizar una precarga provisional (sin actualizar en el sistema) verificando que contenga todas las facturas y considerarlas en el conteo realizado (el listado de “facturas pendientes por despachar” debe tener todas la facturas asignadas ya sea con el Transportista que se encuentren en transito o de existir facturas por asignar en guía, realizar una precarga provisional, imprimiéndose la misma para que esta sea sumada a las existencia según sistemas). Posterior al análisis debe eliminarse dicha guía y realizarse según su proceso rutinario.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Administrador de Ventas encargado deberá realizar, en el sistema, el posteo de la tarjetas de inventario.

2. La Gerencia de Recursos Financieros asignará a los grupos de conteo y realizará una inducción al personal para la correcta realización de la toma física de inventarios.

3. El conteo de la diferencia resultante de los dos (2) conteos preliminares, serán verificadas por la/el Gerente de Recursos Financieros y el Jefe de Almacén de forma directa.

4. Posterior a la determinación de la diferencia la Gerencia de Recursos Financieros, junto con el Jefe de Almacén, deberá analizar las diferencia y colocar en la columna de observaciones el correspondiente análisis de todos y cada una de las diferencias (cruces, mal despacho, faltantes reales), deberá enviar vía e-mail antes de efectuar los ajustes a nivel de sistemas, este informes a la Dirección de Recursos Financieros, para su aprobación.

5. Posterior a la aprobación por parte de la Dirección correspondiente, elaborar las notas de recepción y notas de entrega para realizar los ajustes necesarios.

6. Dejar evidencia de los resultados de la toma física, para ello se deben archivar todos los documentos utilizados, primer conteo, segundo conteo, tercer conteo y los resultados del inventario, el análisis del Inventario Valorizados por productos y por líneas, imprimir el inventario valorizado (detallado) antes y después, verificando que la diferencia entre ambos es igual a las diferencias.

[[Categoría:Almacén]]

Stock de inventario

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:30:20 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Los stocks mínimos de inventario deberán ser el promedio de rotación semanal del producto, calculado sobre la base de los últimos tres (3) meses de venta.

2. El stock máximo de inventario deberá ser el promedio de rotación quincenal del producto, calculado sobre la base de los últimos tres (3) meses de venta.

3. El nivel de inventario total por compañía al cierre de cada mes, no podrá ser mayor del 50% de las ventas mensuales promedio.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. Los inventarios deben comprarse en función de la rotación de cada producto.

[[Categoría:Almacén]]

Asignación de uniforme a choferes y personal de almacén

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:30:07 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. La empresa facilitará uniformes a los chóferes y al personal de almacén, luego de aprobar el periodo de prueba establecido por la empresa.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. La empresa establecerá la fecha de reposición total o parcial de los uniformes.

2. El uniforme deberá ser utilizado por el personal de almacén y los chóferes, obligatoriamente, todos los días de la semana de trabajo.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Gerente de Administración deberá coordinar todo lo relativo al uniforme y proceder de acuerdo a lo establecido en la empresa.

2. El uniforme de los chóferes y el personal de almacén debe estar compuesto por: dos franelas, un blue jean y unas botas de seguridad.

3. El Gerente de Administración será el responsable de recibir y tramitar la Solicitud de Uniformes a objeto de que sean anotadas las tallas de las piezas a solicitar.

4. Tanto los Ayudantes como los Asistentes de Almacén podrán utilizar la faja para realizar las labores asignadas, siempre y cuando lo soliciten vía escrita a la compañía.

5. El Trabajador será el único responsable de mantener el uniforme en perfecto estado. En caso contrario se le otorgará una nueva dotación, la cual deberá ser cancelar en su totalidad.

[[Categoría:Almacén]]

Apiladores

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:29:51 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Los apiladores deberán ser operado exclusivamente por personal debidamente autorizado y certificado.

2. Se deberán seguir siempre las normas de mantenimiento indicadas por los fabricantes.

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'''NORMAS GENERALES'''

1. Los apiladores serán revisados diariamente. Antes de poner en marcha la maquina, se deben controlar que todas las partes estén en perfectas condiciones, verificando además, el funcionamiento de todos los grupos y la integridad los dispositivos de seguridad.

2. La revisión de los apiladores deberá abarcar los siguientes aspectos:

• Que los frenos de servicios y aparcamiento estén en perfecto estado.

• Que las horquillas de carga estén en perfectas condiciones.

• Que las ruedas y los rodillos este íntegros.

• Que la batería este cargada y sujeta y sus elementos bien secos y limpios.

• Que todos los dispositivos de seguridad sean eficientes (se debe interrumpir el uso del apilador cuando el indicador de batería se encuentre en torno al 20% de carga disponible y se debe colocar a recargar).
Ésta revisión debe registrarse en el formato de inspección diaria del apilador.

3. Queda terminantemente prohibido, quitar las placas que se encuentran en el apilador. Estas deberán conservarse en perfecta estado ya que en ellas se indican la siguiente información:
A) Placa que identifica el tipo de vehiculo.
B) Placa de batería.
C) Placa diagrama de carga según la altura de levantamiento y posición del baricentro de carga de las horquillas.
D) Placas indicantes de los puntos de embragadura.
E) Placa peligro aplastamiento pies.
F) Placa que indica el interruptor general.
G) Placa de usos prohibidos.
H) Placa indicante de las direcciones de translación.
I) Placa leer Manual de Instrucciones.
L) Placas indicantes de la función de los mandos.

4. Se deberá inspeccionar, la carga y el cambio de la batería. Esto solo deberá ser realizado por personal autorizado.

5. Antes de comenzar a cargar la batería, verificar la integridad de los conductores y proceder a cargarla. Para una recarga normal son necesarios de ocho (8) a diez (10) horas. Es importante no descarga nunca completamente la batería y evitar las cargas incompletas, ya que esto reduce la vida de la misma.

6. Es obligatorio para poder utilizar los apiladores, los equipos de protección personal, tales como; calzado de seguridad y casco.

7. El conductor impedirá que personas no autorizadas manejen el apilador.

8. Esta terminante prohibido el levantamiento de personas sobre las horquillas del apilador.

9. Queda prohibido utilizar los apiladores para levantar cargas superiores a las máximas permisibles.

10. Al transportar la mercancía sobre pisos irregulares, se debe tomar las precauciones necesarias, tales como: ir despacio, manteniéndose alerta en los sitios donde se produzcan brincos y/o donde existan baches.

11. Evitar las paradas y arranques bruscos. Esto puede causar un patinaje o el volcamiento de la carga.

12. Al aproximarse el conductor a las esquinas “ciegas”, debe conducir despacio, manteniéndose en su derecha.

13. Mantenerse alerta con las personas que pueden atravesarse al frente o con otros vehículos que se aproximen. Cuando se acerque por detrás de cualquier persona, siempre dé aviso a una distancia de aproximadamente cinco (5) metros.

14. Evitar hacer virajes en pasillos congestionados. Cuando sea necesario virar en un pasillo, tenga precaución.

15. Nunca corra aparejando a otro apilador. Cuando siga detrás de otro apilador, mantenga una distancia mínima de 4 mts aproximadamente.

16. Nunca retroceda sin mirar y asegúrese de que la vía este libre hacia atrás.

17. Transportar siempre la carga a diez (10) ó quince (15) centímetros aproximadamente sobre el nivel de piso. El transporte de carga cerca del piso reduce la posibilidad de voltear el apilador o dejar caer la carga.

18. Nunca lleve una carga con un tamaño que no le permita ver hacia delante. Si es necesario hágalo en retroceso. No se podrá sobresalir con la carga por más de cincuenta (50) mm desde la extremidad de la misma.

19. Está prohibido mover el apilador con las horquillas en posición alta, está permitido solamente durante las maniobras necesarias para depositar o retirar mercancía.

20. Evitar llevar material suelto en las horquillas. Siempre se debe usar paletas para el movimiento del material. Los objetos cilíndricos, como tubos y los tambores, deben calzarse o sujetarse con eslingas.

21. Nunca permita que personas se coloquen debajo de las cargas elevadas.

22. Las cargas deberán bajarse despacio por que una bajada brusca hará que la máquina se incline hacia delante y posiblemente se voltee.

23. Verificar la altura disponible antes de elevar cargas, la cual deberá estar libre de vigas, tuberías, alumbrado y otros obstáculos.

24. Deberán asegurarse que los materiales sean apilados de manera que la carga pesada sea colocada abajo.

25. Asegurarse que los racks calcen en todos sus extremos correctamente. Se deben retirar para su reparación o eliminación todas los racks que no permitan un buen acople.

26. Cuando se apilan o sacan materiales, deberán asegurarse de no desequilibrar la pila.

27. Nunca se deberá obstaculizar el acceso a los equipos de extinción, puertas de emergencia, y cualquier otro equipo de seguridad del galpón.

28. Nunca deberán introducir el cuerpo o parte de el a través de los soportes verticales del apilador. Hacer esto puede resultar en lesiones graves.

29. No se deberá apilar material tan alto que obstaculice la función de los equipos contra incendio.

30. Nunca opere los apiladores en áreas donde existan derrames de productos inflamables hasta tanto no se considere el área libre de vapores peligrosos.

31. Estacionar el apilador donde no interfiera con el paso de otros vehículos o personas. No dejar el apilador con el motor funcionando y cuando abandone el apilador asegurarse que tiene puesto el freno de aparcamiento.

32. No deberá abandonarse el apilador antes de que esté completamente detenido y debidamente estacionado.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Operador de apilador antes de usar el equipo deberá revisar la maquina, y debe colocar esta revisión en el formato de inspección diaria de apiladores.

2. El Operador del apilador deberá usar los equipos protección personal (calzado de seguridad y casco).

3. El Operador del apilador no debe permitir que personas caminen delante de el, cuando baje por rampas o pendientes y pruebe los frenos antes de empezar a descender.

4. El Operador de apilador deberá, ante cualquier fallo que se le presente, dejar fuera de uso del apilador, colocar un cartel avisador y comunicarlo al servicio de mantenimiento para que proceda a su reparación.

5. El Operador Logístico deberá revisar y firmar, diariamente, el control de inspección diaria del apilador, comunicar al Jefe de Almacén si existir correcciones necesarias y archivarla en el expediente de cada equipo.

6. El Operador Logístico velará porque las Políticas, Normas y Procedimiento para el adecuado uso del apilador, se cumplan, así como, de los sistemas de seguridad.

7. El Operador Logístico es responsable del mantenimiento del apilador, según las normas indicadas por el fabricante.

8. El Gerente de Recursos Financieros deberá asegurarse que los operarios estén adecuadamente entrenados.

9. El Gerente de Recursos Financieros será el responsable de mantener las condiciones para la operación segura de apilador.

10. El Gerente de Recursos Financieros debe asegurarse que el apilador sea reparado por personal calificado.

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[[Categoría:Almacén]]

Almacén - Políticas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:29:27 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Los almacenes deberán estar condicionados de forma que garanticen a los trabajadores las condiciones de salud, higiene, seguridad y bienestar apropiados para el trabajo, dando así cumplimiento a las Leyes y Reglamentos.

2. No está permitido el acceso a los almacenes a personas externas, ni personal interno no autorizado.

3. A todos los equipos de seguridad se les debe realizar mantenimiento continuo, según las indicaciones del proveedor.

4. Todos los Almacenes y el Personal que labora en él, deberán tener los permisos vigentes que exijan las Leyes y Reglamentos.
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'''NORMAS GENERALES'''

1. Los almacenes deberá poseer sistema contra incendio (extintores) y mangueras, que deberán ubicarse en lugares visibles, adicionalmente, deberá identificarse con señales la dirección donde se encuentra cada equipo.

2. El almacén deberá cumplir con todas las normas de higiene y seguridad industrial COVENIN.
2.1. Medios de escape o evacuación según lo establecido en la Norma Venezolana COVENIN 810. Se deberá tener en cuenta la dirección de la vía de evacuación, así como los obstáculos y los cambios de dirección que en ella se encuentran.
2.2. Sistemas y equipos de prevención y protección contra incendios según lo establecido en las Normas Venezolanas COVENIN correspondientes. Deberán tener estos equipos garantía escrita del proveedor, contra defectos de fabricación e instalación por un periodo de un (1) año.
2.3. Se deberán señalizar los riesgos en general según lo establecido en las Normas Venezolanas COVENIN correspondientes.

3. El almacén deberá estar siempre limpio y en óptimas condiciones.

4. En el almacén se deberán realizar, periódicamente, una inspección y el mantenimiento continuo de las instalaciones.

5. Se consideran como salidas de emergencia los accesos normales de las edificaciones y todo aquel capaz de facilitar el paso de una persona a un medio de escape, siempre y cuando su ancho no sea menor de 0,90 m y su altura no menor de 1,90 m.

6. Los medios de escape deben poseer un sistema de iluminación de emergencia fijo, el cual debe activarse, cuando falle la alimentación eléctrica de la edificación.

7. El tiempo de alumbrado continuo por cada punto de iluminación de emergencia contemplado en el párrafo anterior debe ser mínimo de 90 minutos y su nivel de iluminación a nivel de piso, no debe ser menor de 10 LUX.

8. Todos los medios de escape deben estar señalizados, adecuadamente, mediante letreros, señales luminosas colocadas a una altura no mayor de 2,10 m y otra a 0,50 m medidos desde el piso.

9. La mercancía del almacén deberá estar ubicada de acuerdo al tipo de producto, es decir, no podrá encontrarse ubicado los productos de cuidado del hogar junto a los alimentos.

10. La mercancía debe estar permanentemente el buen estado y limpieza, y la misma deberá ser ubicada en el lugar asignado para ésta.

11. El orden de la mercancía se realizará todos los días, siempre que no se este sacando precargas y cargando camiones.

12. Las zonas de despacho y recepción deben limpiarse, diariamente, al finalizar la jornada de trabajo.

13. A los alrededores del galpón se les hará un mantenimiento los días miércoles, al inicio de la jornada. El día sábado a primera hora de la mañana se realizará una inspección para finiquitar los detalles que faltarón por corregir (maleza abundante u otro).

14. Dentro de los galpones se realizará la limpieza general todos los sábados (basura, polvo, telas de araña).

15. Todo activo que entre a la compañía, sea mercancía o activos fijos, deberán tener una nota de recepción y todo los activos que salgan de la compañía una nota de entrega o factura.

16. El mantenimiento de las paletas se realizará cada vez que se detecte el deterioro de alguna de ellas.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. La Gerencia de Recursos Financieros será la responsable de que el almacén se encuentre bajos el cumplimiento de las Políticas y Normas de Seguridad e Higiene Industrial.

2. La Gerencia de Recursos Financieros será la responsable de tener vigente los siguientes permisos:
• Permiso (RASDA) Registro de Actividades Susceptibles de Degradar el Ambiente
• Certificado del personal de almacén para la manipulación de alimentos

3. El Jefe de Almacén será el responsable de tener vigente el permiso de los Bomberos (el mismo tiene una duración de un año).

4. El Jefe de Almacén será el responsable estar atento de la mercancía próxima a vencer (rotación del inventario). Por lo que llevara un inventario manual de las mismas, el cual reportará, de forma semanal al Gerente de Comercialización.

5. El Jefe de Almacén será el responsable de llevar un inventario físico de las paletas propiedad de la empresa y de terceros, éstas últimas deberán ser devueltas al proveedor en buen estado y con su correspondiente nota de entrega.

6. Los Ayudantes de Almacén deben mantener la mercancía correctamente ordenada y el área asignada totalmente limpia.

[[Categoría:Almacén]]

Correo electrónico

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:29:04 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Todo el personal perteneciente a las compañías del Grupo SODICA (empleados del área administrativo y área de venta), deberán solicitar al área de Personal una casilla de e-mail (correo electrónico), para tramitarlo a través del Centro de Computo (Conssa).

2. Para garantizar un eficiente funcionamiento del correo electrónico, se debe cumplir con lo siguiente:
• El tamaño máximo de la casilla será de 3MB (cuota).
• El tamaño de los correos enviados, no deben exceder de 3MB, si el archivo excede el tamaño establecido debe ser comprimido en un archivo ZIP o WinRar.
• Limitar la capacidad de destinatarios en su mismo e-mail (correo) para prevenir el SPAM y evitar la divulgación de cuentas de correo electrónico.

3. La cuenta de correo de los usuarios es personal e intransferible, no se debe permitir el uso de ella a segundas personas.

4. La vigencia y espacio de las cuentas será definido por el Centro de Computo (Conssa) de acuerdo a los recursos disponibles, y con base a las necesidades del usuario.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El usuario deberá hacer un buen uso de su cuenta de correo, cumpliendo con lo siguiente:
• No enviar ni contestar cadenas de correo.
• Utilizar su cuenta de correo solo con fines laborales y/o gestión.
• Depurar periódicamente su INBOX, para no dejar correos por largos periodos.
• No utilizar la cuenta de correo con fines comerciales.
• Respetar la cuenta de otros usuarios (internos y externos).
• Utilizar un lenguaje apropiado en las comunicaciones enviadas.
• Respetar las reglas de Conducta Internet para las comunicaciones.
• Respetar los términos dados.

2. El usuario será responsable de la información que será enviada a través de su cuenta, por lo que deberá asegurarse de no enviar SPAM(s) de información, ni de enviar anexos que pudieran contener información nociva para otro usuario como virus o pornografía.

3. El usuario es responsable de respaldar sus archivos de correo manteniendo en el buzón de correo (INBOX) solamente documentos en tránsito, sus demás comunicados deberán mantenerlos en su equipo personal o en su defecto en carpetas dentro de su cuenta en el servidor.

4. El Centro de Cómputo (Conssa) se reservará el derecho de monitorear las cuentas que presenten un comportamiento sospechoso para la seguridad de cualquier compañía del Grupo SODICA.

5. El Centro de Computo (Conssa) realizará chequeos sobre los passwords de correo de la compañía, de manera que cancelará aquellos que no se consideren seguros notificando al usuario para su posterior reactivación.

6. El Centro de Cómputo (Conssa) no se compromete a entregar mensajes de correo a cuentas de uso gratuito como hotmail, usa.net, correoweb, excite, starmedia, entre otros.

[[Categoría:Informática]]

Claves de acceso a las computadoras

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:28:54 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Cada Trabajador, deberá poseer una clave de acceso a su computador y velará por la confidencialidad de la misma.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. Consorcio de Sistemas (Conssa) será la encargada de la asignación de los passwords a los Trabajadores.

2. Consorcio de Sistemas (Conssa) será la responsable de la confidencialidad de passwords de los Trabajadores y deberá llevar un registro de los mismos para consultas posteriores.

[[Categoría:Informática]]

Internet

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:28:47 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. La instalación del servicio de internet será en todos los casos a los fines estrictamente de trabajo o de gestión.

2. A los efectos de garantizar un eficiente funcionamiento del servicio de internet, NO se permitirá durante el horario laboral o fuera del mismo, los siguientes usos de Internet:

• Bajar de internet archivos de video o voz con extensión mp3, wma, avi, mpg, mpeg. Solo se permitirá el uso de alguna de las funciones mencionadas anteriormente, a no ser que se utilice para una función determinada de las compañías del Grupo SODICA, de igual forma el Centro de Cómputo (Conssa) tendrá restricciones al respecto.

• Realizar cualquier actividad ilegal o contraria a los intereses de las compañías del Grupo SODICA, tales como: publicar información reservada, acceder sin autorización a recursos, archivos o impedir el acceso a otros usuarios mediante el mal uso deliberado de recursos comunes.

• Realizar actividades que puedan comprometer la seguridad de los servicios de las compañías del Grupo SODICA.

• Almacenar en discos rígidos (Disco Duro) de PC locales, los archivos personales obtenidos vía internet que no estén destinados a fines laborales o de gestión.

• Realizar cualquier actividad de recreación personal vía internet (a titulo enunciativo música, pornografía, juegos en red).

• Introducir o ejecutar algún tipo de software que pueda resultar dañino al sistema, a un usuario o a un tercero.

3. Las compañías que se encuentren conectadas a banda ancha, deberán tener al menos un firewall, (programa que vigila los puertos de comunicación y que avisa si alguien está intentando entrar a la red).

4. Evitar la utilización de medios de respaldo masivo (CD, pen drive, etc.) que no pertenezcan a la organización, sobre todo aquellos que provienen de instituciones educativas, ya que estos lugares son focos de propagación de virus informáticos.

5. Todos los monitores de pantalla de la organización, deberán tener instalado un fondo o wallpaper único que identifique al Grupo, así mismo el screensavers o protector de pantalla, si es utilizado, debe tener un texto en 3D con fuente verdana en negrita que diga: Grupo Sodica.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Centro de Computo (Conssa), permitirá el acceso de internet a los siguientes grupos de usuarios:
• Directores: Tendrán acceso total a internet y messenger respetando las normas de usuario internet.
• Personal: Tendrán acceso restringido a internet, respetando las normas de usuario internet con restricciones en la descarga de archivos.

[[Categoría:Informática]]

Actualización del Antivirus

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:28:34 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. La empresa mantendrá actualizado los antivirus a ser ejecutados en las computadoras.

2. Todas las computadoras deberán poseer programas que detecten y eliminen virus.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Centro de Computo (Conssa), será el responsable de la actualización y ejecución del antivirus.

[[Categoría:Informática]]

Servidor de contingencia

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:28:24 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Las compañías pertenecientes al Grupo de Empresas Sodica deberán tener asignado un equipo que pueda ser utilizado como servidor de contingencia.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El equipo utilizado por el Gerente de Administración, será el seleccionado para ser utilizado como servidor de contingencia, en dicho equipo coexisten dos sistemas operativos (Windows 2000 y Suse Linux).

2. La partición en Linux del Gerente de Administración tiene la misma configuración del servidor de archivo, de manera que el cambio de un equipo por otro será muy fácil de realizar, garantizando el reestablecimiento casi inmediato de las actividades de los usuarios.

3. El equipo del Gerente de Administración se deberá dejar encendido todos los días salvo los días comprendidos entre sábado después de la jornada laboral y el domingo.

4. Consorcio de Sistemas (Conssa) será el único encargado de girar instrucciones para la puesta en marcha del servidor de contingencia.

[[Categoría:Informática]]

Respaldo de la información

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:28:16 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Se deberán respaldar la información, todos los días, tanto de Pública como de Sigeco. Este respaldo hará de manera automática por el servidor y en su defecto se deberá realizar manualmente en un CD.

2. Todos los respaldo diarios automáticos (Publica, Sigeco) deberán estar revisados, por los Administradores de Venta y a su vez la Gerente de Administración velara el cumplimiento de esta norma

3. Es de carácter obligatorio enviar, semanalmente, a Desarrollo de Negocios DENCA, por valija, un respaldo de todo lo contenido en Sigeco.

4. Se deberá respaldar manualmente en CD (Publica, Sigeco) por lo menos 3 veces a la semana y sacar el respaldo fuera de las instalaciones de la compañías, los mismo deberán ser retornados cada vez que sea necesario para su reutilización.

5. Se deberá realizar un respaldo de cierres de mes y deberán estar resguardados, por la Gerente de Administración, en la caja fuerte de la empresa.

6. La compañía mantendrá un stock de seis (6) CD de respaldo por cada día de la semana. (De Lunes a Sábado).

7. Una copia del respaldo de los cierres será enviada a Desarrollo de Negocios DENCA, quien la mantendrá bajo su custodia. El original del cierre deberá guardarse según lo especificado en el punto 4.

8. Una vez actualizados los respaldos en Desarrollo de Negocios DENCA se deberán devolver los CD, a cada una de las compañías del Grupo de empresas SODICA.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. Es responsabilidad del Administrador de Ventas realizar los respaldos de Sigeco y Publica.

2. El Administrador de Ventas será el responsable de enviar, semanalmente o cuando así se requiera los respaldos a Desarrollo de Negocios DENCA.

3. El encargado de bajar los respaldos en Desarrollo de Negocios DENCA deberá respaldarlos en el servidor una vez que llegue la información.

4. El encargado de bajar los respaldos en Desarrollo de Negocios DENCA mantendrá un control de todos los CD enviados por las compañías, en el formulario Control de CD de Respaldo.

5. El encargado de bajar los respaldos en Desarrollo de Negocios DENCA deberá devolver los CD, a cada compañía.

6. El Gerente de Administración será el responsable de velar porque se realicen los respaldos.

[[Categoría:Informática]]

Informática - Políticas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:28:02 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. El grupo de Empresas SODICA invertirá en los avances tecnológicos necesarios para respaldar las operaciones diarias de los negocios en los cuales se involucre.

2. El brazo ejecutor de las políticas tele-informáticas es Consorcio de Sistemas, S.A. (CONSSA).

3. Consorcio de Sistemas, S.A. (CONSSA) sugerirá e instruirá a la Junta Directiva del Grupo de Empresas sobre la conveniencia, previo estudio, de la inversión en sistemas de comunicaciones, sistemas de respaldo de operaciones críticas (E.R.P.), proveedores de servicio (I.S.P.) y cualquier otro sistema que consideren necesario para el mejor desarrollo de la gestión diaria.

4. Consorcio de Sistemas, S.A. (CONSSA) estudiará las mejores prácticas informáticas y las propondrá a la Junta Directiva del Grupo de Empresas tomando en cuenta el rendimiento económico con un estudio del costo-beneficio de adoptar éstas prácticas.

5. Consorcio de Sistemas, S.A. (CONSSA) hará su mejor esfuerzo por investigar y desarrollar soluciones en sistemas que favorezcan el desempeño de las funciones administrativas en aras de comercializarlas y obtener con ello los beneficios propios de su razón de ser.

6. Consorcio de Sistemas, S.A. (CONSSA) prestará servicios de mantenimiento de redes y sistemas de cómputo a las Empresas del Grupo SODICA mediante convenio que se negociará anualmente, sin que esto limite el ofrecimiento de tales servicios a terceros.

[[Categoría:Informática]]

Crédito

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:26:56 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Es requisito indispensable para la aprobación del crédito a los clientes nuevos, la presentación del formulario Cliente Prospecto, debidamente firmado y sellado por el cliente.

2. El formulario Cliente Prospecto deberá ser elaborado totalmente y tramitado, sin ningún tipo de borrones, tachaduras y/o enmiendas. Bajo ningún concepto se tramitarán los que presenten una o todas éstas características.

3. La solicitud, para la aprobación del crédito, deberá estar acompañado de los siguientes documentos:
• Registro mercantil actualizado (Fotocopia).
• Cédula de identidad del representante legal (Fotocopia).
• Registro de información fiscal - R.I.F de la compañía. (Fotocopia).
• Balance personal (en el caso de registro de firmas unipersonales).
• Tres (3) copias de facturas de otros proveedores que no sean empresas directas.
Todos estos documentos deberán ser legibles.

4. El límite de crédito se establecerá según la información suministrada en el formulario Cliente Prospecto.

5. Todos los clientes deberán poseer un expediente completo y actualizado. Dicha actualización se realizará anualmente, con los documentos que respalden el crédito otorgado por la compañía.

6. Es de carácter obligatorio que las líneas de créditos mayores a siete mil bolívares (Bs.7.000), tengan la aprobación de la Dirección de Recursos Financieros. Para ello deberá enviar fotocopia del expediente completo del cliente, con su correspondiente evaluación crediticia, efectuada por la gerencia a cargo de esta Dirección.

7. Se suspenderá el crédito de forma provisional, a los clientes que no cancelen, por orden cronológico, la(s) factura(s) pendiente de cobro.

8. Se suspenderá el crédito en un lapso de quince (15) días a aquellos clientes que posean en su historial cinco (3) cheques devuelto en el periodo de un año (tomándose como base el año fiscal).

9. Se otorgara un cinco por ciento (5%) de descuento por pronto pago a aquellas facturas cobradas hasta ocho (8) días crédito a los clientes. La cobranza continuará efectuándose a través del Transportista con cheque al día, en los casos de la SARDINA se mantiene la venta de contado, con cheque para ser depositado al día.

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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Jefe de Crédito y Cobranzas no deberá remitir al Gerente de Recursos Financieros ninguna solicitud de crédito, que no cumpla con los requisitos exigidos o que no estén debidamente firmada y sellada por el cliente.

2. El Jefe de Crédito y Cobranzas verificará que los datos asentados en el Registro Mercantil sean fidedignos y estén actualizados.

3. El Gerente de Recursos Financieros esta en la obligación de verificar todos y cada uno de los requisitos exigidos por la empresa para la aprobación de la solicitud de crédito.

4. El Gerente de Recursos Financieros deberá efectuar el análisis y la aprobación de créditos a los clientes nuevos.

5. El Gerente de Recursos Financieros tiene la responsabilidad de establecer el monto del límite de crédito aprobado.

6. El Gerente de Recursos Financieros evaluará el incremento en la línea de crédito a clientes activos, que superen un quince por ciento (15%) de su valor otorgado inicialmente, antes de la aprobación del pedido, a través de la correspondiente actualización de la evaluación crediticia, esta deberá quedar documentada y aprobada en el expediente del cliente.

7. La Directora de Recursos Financieros, autorizará ventas en efectivo en aquellas zonas que lo ameriten y cuyo volumen de ventas no supere la cantidad de cinco mil de bolívares (Bs. 5.000) por día, esta cobranza deberá realizarla el Asesor Comercial.

8. La Directora de Recursos Financieros, informará cualquier cambio y/o modificación de las políticas mencionadas anteriormente, así mismo, aprobará y autorizará otras condiciones a las indicadas anteriormente (SIN EXCEPCIÓN).

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Cobranzas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:26:47 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. La cobranza se realizará con cheque al día contra camión, o a través de depósitos realizados por el cliente directamente a las cuentas bancarias de las compañías (Sodica y/o Mogosa).

2. Las relaciones de cobranza deberán ser revisadas y firmadas por las Gerencias de Recursos Financieros, aun cuando dichas relaciones de cobranza hayan sido revisadas por el Gerente de Área, este ultimo también deberá firmar en señal de revisión.

3. Es de carácter obligatorio que al momento de entregarle a la Cajera y/o Analista de Crédito, las Relaciones de Cobranza, está deberá firmar (en el recuadro recibido por) en señal de conformidad y aceptación. Deberá colocarse a todos los cheques de forma inmediata el sello de endoso de la compañía, y estos deberán ser custodiados por la Jefatura de Crédito y Cobranza.

4. Todo recibo debe tener igual fecha a la del cheque, los cheques recibidos deben tener fecha del día, sin excepción, aun cuando no sea para depositar ese día, la compañía respeta toda nota referente al día de depósito que el cliente sugirió.

5. No se debe aplicar descuentos en cancelaciones de facturas si no se tiene la nota de crédito, en caso de ser descuento por diferencias de precios, se debe emitir un memorando explicando el origen del descuento y anexarlo al recibo de cobro, el cual debe ser firmado por el Gerente de Comercialización en señal de aprobación.

6. Las devoluciones de mercancía retirada de un cliente por un Asesor Comercial deben ser entregadas al Gerente de Área y él a su vez hacerla llegar a la compañía a la brevedad, para agilizar la nota de crédito por devolución de mercancía y aplicarla en la próxima cancelación del cliente.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Gerente de Recursos Financieros evaluará la cartera de clientes por Asesor Comercial y realizará directamente con los mismos, gestiones para agilizar la cobranza de los documentos vencidos o próximos a vencerse.

2. El Jefe de Crédito y Cobranzas mantendrá un control sobre los documentos o facturas entregados a los Asesores Comerciales a objeto de conocer en cualquier momento cuales son los documentos pendientes de cobro en poder de cada uno de ellos.

3. El Jefe de Crédito y Cobranzas llevará un estricto seguimiento y control sobre la cobranza efectuada diariamente por los Asesores Comerciales.

4. El Asesor Comercial será responsable de todos los documentos de cobranzas, a él entregado, para su guarda, custodia y gestión de cobro.

5. El Asesor Comercial deberá entregar a los clientes un Recibo de Pago por las cobranzas realizadas.

6. En los casos que se amerite, el Gerente de Área deberá colaborar con la gestión de cobranzas de cada Asesor Comercial.

7. La Secretaria llevará un control de la secuencia numérica de los recibos de cobranzas entregados a los Asesores Comerciales.

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Recepción de facturas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:26:40 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Las responsabilidades acordadas son de alcance general y de obligatorio cumplimiento por parte de todos los involucrados en el proceso (Comercialización, Recursos Financieros, Administración, Crédito y Cobranzas y Almacén).

2. Todas las inconformidades en facturas, estarán sujetas a consultas previas que sobre la materia realice las Gerencias de Comercialización y la Gerencia de Recursos Financieros de la compañía junto con el Jefe de Crédito y Cobranzas.

3. Las anulaciones de facturas por causas imputables a los Asesores Comerciales, generará al mismo el cargo del flete de ida y vuelta de la mercancía.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Jefe de Almacén aprobará la entrada del Transportista a la compañía al regreso del despacho de la mercancía realizado a los clientes.

2. El Jefe de Almacén recibirá del Transportista, las facturas firmadas (original y amarilla) y cheques de las facturas canceladas contra camión y verificará que todas los documentos estén firmados, fechados y sellados por los clientes en señal de aceptación.

3. El Jefe de Almacén verificará que las facturas recibidas coincidan con la guía de despacho firmada por el Transportista. Es importante denotar que las guías de despacho firmadas y entregadas por el Transportista deben coincidir con las facturas que fueron cargadas en el camión.

4. El Jefe de Almacén deberá recibir para aquellas facturas devueltas (parciales y/o totales), el Formato de Devoluciones, firmado y sellado por el cliente en señal de su visita al mismo.

5. El Jefe de Almacén completará en el espacio de observación de la guía de despacho (original), las siguientes nomenclatura:
• F : firmada por cliente conforme.
• N/C : firmada por el cliente conforme pero con devolución parcial con entrada al inventario.
• R : reenviar nuevamente cliente no recibió.
• Y cualquier otra observación determinada en el momento de recepción del camión tales como: fecha y hora de liquidación de la guía.

6. El Jefe de Almacén tiene la responsabilidad de comunicar al Gerente de Recursos Financieros, en el caso de que exista devoluciones de mercancía parciales o totales, para que esté inspeccioné la descarga de la mercancía devuelta.

7. El Jefe de Almacén es el único responsable de la revisión y aprobación de notas de recepción por devolución y la liquidación de la guía de despacho.

8. El Jefe de Almacén será el responsable de enviar a la Gerencia de Recursos Financieros, los siguientes documentos:
• Guía de despacho (original) completada en todos sus campos.
• Nota de recepción por devolución (original y copia de Crédito y Cobranzas).
• Facturas (originales y copias correspondientes a Crédito y Cobranzas).
• Facturas devueltas por los clientes por devolución total (el juego completo).
• Formato de Devolución.

9. El Asistente de Almacén elaborará la Liquidación de la Guía de Despacho, en el sistema, de acuerdo a las observaciones efectuadas por el Jefe de Almacén.

10. El Asistente de Almacén tiene la responsabilidad de elaborar la Nota de Recepción por devolución y remitirla a la brevedad posible al Jefe de Almacén.

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Desbloqueo de pedidos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:26:32 GMT

Dgavidia:

Elaboración de las relaciones de cobranza y gestión de cobro

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:26:23 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Toda la cobranza deberá estar plasmada en el formulario Relación de Cobranzas.

2. Los recibos de cobro deberán estar debidamente prenumerados.

3. Los recibos de cobro deberán ser elaborados '''totalmente''' y entregados sin ningún tipo de borrones, tachaduras ni enmiendas. Bajo ningún concepto se tramitarán los que presenten una o todas estas características.

4. Anexo a la Relación de Cobranza deberán estar los siguientes documentos: recibos de cobro, depósitos, notas de débito, notas de crédito y cheque post fechado (si aplica). Completados en todos sus campos.

5. En los casos que la factura posea nota de crédito deberá:

• Colocarse tanto el monto como el número del documento, en la columna denominada total bolívares.

• Colocará el resultado de disminuir el valor de la nota de crédito por devolución de mercancía al total de la factura, el descuento pronto pago es calculado sobre este valor, y colocado, en la columna de pronto pago que deberá indicar el monto descontado y el porcentaje que se aplicó.

• En la columna del neto cobrado se colocará el resultado de restar el monto de la factura menos la nota de crédito (si aplica) menos el monto del pronto pago y debe ser igual a lo cancelado por el cliente bien sea en cheque o en depósito.

6. En los casos de entrega de mercancía contra camión, la cobranza continuara efectuándose a través del Transportista con cheque al día, en los casos de la SARDINA se mantiene la venta de contado, con cheque para ser depositado al día.

7. La compañía podrá suplantar al Asesor Comercial cuando sea necesario garantizar la cobranza de una factura. Cuando se origine este caso el Gerente de Área de deberá informar, por escrito, al Gerente de Recursos Financieros y al Jefe de Crédito y Cobranzas sobre la gestión realizada.

8. Para los fines operativos de la cobranza, se tomará como referencia para la gestión de cobranza y los plazos de pago, la fecha de recepción de la mercancía.

9. Esta prohibido el cobro en efectivo. En aquellos casos especiales de ciertos cliente Clase “E” (clientes con facturación no mayor a quinientos bolívares (Bs. 500,00), que por su naturaleza solo cancelan en efectivo y son excelentes clientes, deberá solicitarse la aprobación previa a la Gerencia de Recursos Financieros.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Asesor Comercial será responsable de todos los documentos de cobranzas a él entregados, para su guarda, custodia y gestión de cobro.

2. El Asesor Comercial tramitará la cobranza a la fecha de vencimiento o a la modalidad de pago establecido con el cliente.

3. El Asesor Comercial deberá relacionar la cobranza en el formato establecido para ello, de forma diaria, sin excepción.

4. El Asesor Comercial detallará en las relaciones de cobranzas la forma de cobro, la cual deberá coincidir con lo detallado en cada recibo de cobro, y con los documentos entregados (depósitos, cheques, nota de crédito y/o debito), es decir, en caso de recibir efectivo (el cual, debe ser depositado el mismo día o a más tardar al día siguiente de su cobro) en una cancelación deberá colocarse, esa cantidad, en la casilla de depósitos, en caso de recibir un cheque al día, deberá colocarse en la casilla del mismo nombre, el monto del cheque y, en caso de que la cobranza se realizó con cheque post-fechado deberá colocarse en la casilla de cheques en tránsito, la suma de estas tres casillas deberá dar el total cancelado, que deberá ser igual al total del detalle y por supuesto, al detalle en los recibos de cobro anexos a la relación de cobranza. De igual manera deberá indicarse en la casilla de No. (el monto neto cobrado y entregado) la cantidad de documentos que se reciben al momento de la cobranza (depósito y cheques).

5. El Asesor Comercial indicará en la parte inferior del recibo de cobro el detalle de la forma de pago (cheque-efectivo-depósito), y debe especificar en el caso de cheque la fecha del mismo, nombre del Banco, número de cheque y monto, el recibo de cobro deberá presentar la fecha en que fue realizada la cobranza.

6. El Asesor Comercial en el caso de las cancelaciones con cheque post-fechado, en el momento de aplicar el descuento por pronto pago ya que la fecha real de la cancelación es la fecha en la que se depositará el documento, por lo que a ésa fecha, es que se deberá calcular la aplicación del descuento.

7. El Asesor Comercial colocará en primer lugar en la relación de cobranzas el detalle de las facturas canceladas con depósitos y cheques al día, el cual deberá ser totalizada, continuando con el detalle de las facturas canceladas con cheques post fechados, señalado al inicio, la fecha a depositar del cheque, posterior a ello deberá totalizarse dicho renglón, de existir varios cheques post fechados se detallara de igual manera en orden de fechas, todos estos sub-totales deberán sumarse y colocarse en el total cobrado. Cada uno de estos renglones debe coincidir con el resumen de documentos cobrados.

8. El Asesor Comercial deberá completar, de forma precisa, en el lugar asignado para la forma de pago, aquellos casos donde el cliente cancele varias facturas con un solo cheque, colocando en cada recibo de cobro los datos completos del cheque y el monto completo del mismo, se entiende que es mayor que la factura debido a que sé esta cancelando varias facturas con un solo documento.

9. El Asesor Comercial especificará en la relación de cobranza a través una nota los descuentos otorgados, devolución de mercancía, diferencias de precios y otros aspectos relacionados ó acordados con el cliente.

10. El Asesor Comercial tiene la responsabilidad de relacionar los cheques devueltos recuperados.

11. El Asesor Comercial deberá depositar los cheques devueltos en un solo depósito sin incluir otras cobranzas.

12. El Asesor Comercial deberá reportar la cobranza realizada a través de los documentos que la soporten, no podrá bajo ningún concepto reportar dinero en efectivo a la compañía.

13. El Asesor Comercial deberá entregar a los clientes un recibo por las cobranzas realizadas.

14. El Asesor Comercial entregará al Gerente de Área, el producto diario de sus cobranzas junto con los recibos de cobro y la relación de cobranzas.

15. El Asesor Comercial de las zonas foráneas deberá enviar, por lo menos, dos veces a la semana, una valija que contenga todos las Relaciones de Cobranzas.

16. El Gerente de Área remitirá al Jefe de Crédito y Cobranzas toda la documentación recibida, producto de la cobranza, para su proceso de registro y control administrativo.

17. El Gerente de Área será el responsable de realizar auditorias previas a los Asesores Comerciales y enviar la información resultante al Jefe de Crédito y Cobranzas.

18. El Jefe de Crédito y Cobranzas llevará un estricto seguimiento y control sobre la gestión de cobro efectuada, diariamente, por los Asesores Comerciales.

19. El Jefe de Crédito y Cobranzas mantendrá un informe de detallado sobre los documentos entregados a cada Asesor Comercial, a objeto de conocer en cualquier momento cuales son los documentos pendientes de cobro en poder de cada uno de ellos.

20. El Jefe de Crédito y Cobranzas será el responsable de las auditorias de las carteras asignadas a cada Asesor Comercial.

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Anulación de facturas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:26:15 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Las facturas de posible anulación tendrán un lapso máximo de cuarenta y ocho (48) horas, para el proceso de indagación de las razones por las cuales se procedería a su invalidación.

2. La única persona autorizada en la compañía para la anulación de facturas será el Jefe de Crédito y Cobranzas, previa consulta con el cliente y aprobación de los Gerente de Comercialización y de Recursos Financieros.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Jefe de Crédito y Cobranzas tendrá un lapso máximo de 48 horas, para el proceso de indagación de las razones por las cuales se procedería a anular las facturas.

2. El Gerente de Recursos Financieros evaluará y determinará el monto a cancelar de la guía (flete), en caso de existir facturas devueltas (por posible anulación) o a ser reenviadas; realizará las indagaciones correspondientes y en función a estas se efectuará el pago de dichas facturas, se considera como soporte para la cancelación del flete (transportistas externos) correspondiente en los casos de facturas devueltas el “Formato de Devoluciones”, el cual especifica la razón de la devolución (es obligatorio que el Transportista haga firmar y sellar al cliente el formato en señal de su visita al mismo, para poder cancelar el flete de tales facturas).

3. El Gerente de Recursos Financieros tiene la responsabilidad de enviar al Administrador de Ventas, las facturas de posible anulación mientras efectúa el proceso de indagación de las razones por las cuales se procedería a la anulación de las mismas y al Jefe de Almacén las que deberán ser reenviadas nuevamente a los clientes.

4. El Gerente de Recursos Financieros será el responsable del control, recepción y trámites administrativos de las facturas a ser anuladas, siempre y cuando estas contengan una explicación firmada por el Gerente de Comercialización en señal de aprobación.

5. El Jefe de Crédito y Cobranzas deberá recibir de la Gerencia de Recursos Financieros, las facturas a ser anuladas, previamente aprobadas por la Gerencia de Comercialización, para así proceder a su anulación a nivel de sistema y realizar la emisión del asiento contable. Dicho soportes deberán ser archivados diariamente.

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Gestión de cobro de las notas de débito

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:26:06 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Si el cliente cancela en un máximo de cuarenta y ocho (48) horas contados a partir del momento que se le notifica el cheque devuelto, se exonera del descuento por pronto pago, cobrándosele únicamente a través de la nota de débito, lo siguiente: el uno por ciento (1%) por gastos administrativos (correspondiente a: papelería, tiempo de desvío de la ruta del Asesor Comercial, gestión con el banco, tiempo de personal administrativo en elaboración de trabajo rehecho, entre otros aspectos administrativos implícitos). Deberá colocar en el “Control de Cheque Devueltos en Banco”, que fue cancelado bajo ésta condición.

2. Si el cliente cancela después de cuarenta y ocho (48) horas y el motivo de la devolución del cheque, corresponde a otro concepto diferente a “Fondos No Disponibles”, el cliente deberá presentar antes de la llegada del cheque a las oficinas, los soportes donde se demuestre que al momento que se presentó el cheque al banco, contaban con la disponibilidad necesaria para cubrir dicho cheque, los soportes validos son: copia del movimiento de la cuenta bancaria y una carta del banco justificando el motivo, se le cobrará únicamente a través de la nota de débito, lo siguiente: el uno por ciento (1%) por gastos administrativos (correspondiente a papelería, tiempo de desvío de la ruta del Asesor Comercial, gestión con el banco, tiempo de personal administrativo en elaboración de trabajo rehecho, entre otros aspectos administrativos implícitos). Deberá colocar en el “Control de Cheque Devueltos en Banco”, que fue cancelado bajo esta condición.

3. Si el cliente cancela después de las cuarenta y ocho (48) horas y el motivo de la devolución del cheque, corresponde a “Fondos No Disponibles”, o si el cliente no desea pagar después de su llegada del cheque a la oficina y presentación del mismo, deberá cobrársele: el tres por ciento (3%) por gastos administrativos (correspondiente a papelería, tiempo de desvío de la ruta del Asesor Comercial, gestión con el banco, tiempo de personal administrativo en elaboración de trabajo rehecho, entre otros aspectos administrativos implícitos), el descuento por pronto pago. Deberá colocar en el “Control de Cheque Devueltos en Banco”, que fue cancelado bajo esta condición.

4. La comisión por cheque devuelto de cliente, que cobran algunas de las Instituciones Financiera que se manejan, deberá ser cobrada al cliente, sin embargo, debe solicitársele a la Gerencia de Administración que realice la gestión necesaria con dicha institución financiera, para que sea exonerada la misma, de lo contrario, no podrá efectuar depósitos con cheques de clientes, en aquel(los) banco(s) donde se cobre comisión por cheque devuelto. Deberá colocar en el “Control de Cheque Devueltos en Banco”, que fue cancelado bajo esta condición.

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Cálculo de comisiones de cobranzas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:25:57 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. El cálculo de las comisiones se realizará con base a la cobranza efectiva del Asesor Comercial

2. La fecha valida como fecha de cobranza para el cálculo de las comisiones es la fecha del depósito validada por el Banco.

3. Los cheques devueltos que tengas abonos, se deberán verificar y modificar manualmente si es necesario, los días asignados por el sistema al momento del calculo de la comisión.

4. Todos los cheques devueltos los nueve (9) primeros días de cada mes, correspondientes a cobranza del mes anterior, deberán ser rebajados de forma manual en la Nómina de Comisiones, llevando un adecuado control de las mismos; se debe incluir en el siguiente mes en la Nomina de Comisiones, el pago por la comisión de los cheques recuperados rebajados el mes anterior.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. La Gerencia de Administración esta en la obligación de revisar selectivamente los reportes y listados emitidos por el Sistema de Nómina versus el físico o caja seleccionando, entre los cálculos aritméticos realizados por el sistema, procedimientos en la elaboración en la caja, con la finalidad de velar por que los procesos y normas establecidos para el adecuado control interno, se estén realizando correctamente e informar cualquier debilidad observada a la Gerencia de Recursos Financieros para su corrección, así mismo de presentarse problemas el sistema deberá informar a la Dirección de Administración y Finanzas de forma inmediata.

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Recepción, revisión y control de documentos y actividades relacionadas al área de Crédito

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:25:50 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Toda la mercancía devuelta, bien sea total o parcial, por parte del cliente deberá ser objeto de una inspección física, con la finalidad de asegurar la entrada de la mercancía al almacén y una correcta aplicación de la nota de crédito.

2. Las facturas serán relacionadas diariamente para su cobro.

3. En el Maestro de Clientes establecido en el Sistema de Información Computarizado, no deben existir cliente activo que no estén enrutados.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Gerente de Recursos Financieros será el responsable de efectuar la inspección física de la mercancía devuelta (total o parcialmente) por parte del cliente al Almacén, al momento de la recepción de la misma por parte del Jefe de Almacén y asegurarse de la entrada física de la mercancía.

2. El Gerente de Recursos Financieros verificará que todas las facturas asignadas en la guía de despacho hayan sido recibidas por los clientes, y que éstas se encuentren firmadas, selladas y fechadas, en señal de conformidad.

3. El Gerente de Recursos Financieros evaluará y determinará el monto a cancelar de la guía (flete), en caso de existir facturas devueltas (por posible anulación) o a ser reenviadas; realizará las indagaciones correspondientes y en función a estas se efectuará el pago de dichas facturas, se considera como soporte para la cancelación del flete (transportistas externos) correspondiente en los casos de facturas devueltas el “Formato de Devoluciones”, el cual especifica la razón de la devolución (es obligatorio que el Transportista haga firmar y sellar al cliente el formato en señal de su visita al mismo, para poder cancelar el flete de tales facturas).

4. El Gerente de Recursos Financieros tendrá la responsabilidad de revisar, trimestralmente, el Maestro de Clientes establecido en el Sistema de Información Computarizado, para depurar la información y mantener actualizado los clientes activos de la compañía, para que todos estos se encuentren enrutados.

5. Es obligatorio que el Transportista haga firmar y sellar al cliente, el formato de devoluciones en señal de su visita al mismo. Este se considerara como soporte para la cancelación del flete (Transportistas Externos) en los casos de facturas devueltas.

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Cheques Devueltos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:25:41 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. No podrá otorgársele el descuento financiero, a un cliente, cuando el cheque sea devuelto.

2. Los cheques devueltos no podrán ser mayores del cuatro por ciento (4%) del total de la cartera de cuentas por cobrar clientes al cierre de cada mes.

3. Para todos los cheques devueltos deberá elaborarse su correspondiente nota de debito, la cual estará compuesta por el valor correspondiente al descuento financiero, el tres por ciento (3%) por gastos administrativos y la comisión cobrada por la institución financiera. La excepción, a dicha política, será cuando el cliente demuestre en un lapso de dos (2) días (a partir de la fecha que fue devuelto el cheque) que por error del banco receptor, el cheque fue devuelto, para ello deberá el cliente enviar soporte del estado de cuenta del banco receptor, mas una carta anexa, que explique lo sucedido, de cumplirse esta condición se le otorgará el descuento financiero al cliente, más el uno por ciento (1%) por gastos administrativos y la comisión bancaria.

4. Todo cheque devuelto, por error del personal que efectué el endoso o deposito (devolución por mal endoso o por fondo no disponible por haber sido deposito a destiempo), cancelará los costos por concepto de gastos administrativos.

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Crédito y Cobranzas - Políticas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:25:20 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS - Crédito'''

1. Se podrá otorgar crédito solamente a empresas que posean un fondo de comercio establecido, es decir, no podrá vendérsele, despachársele o entregarse mercancía a clientes que no posean como punto de venta, un local comercial tangible como por ejemplo: abastos, automercados, bodegas, supermercados, hoteles, panaderías, mayoristas y distribuidores.

2. El descuento por pronto pago establecido será de un cinco por ciento (5%) para aquellas facturas cobradas hasta ocho (8) días. La cobranza se realizara a través del Transportista o Chofer con cheque al día, así mismo, se realizaran ventas a contado con cheque al día contra camión.

3. Los pedidos de los clientes no podrán ser mayor al capital social de la compañía, únicamente si la Gerencia de Recursos Financieros efectúan una inspección ocular del posible cliente y considera que el pedido pudiera ser mayor a su capital social, sin que esto ocasiones riesgo en la recuperación de la factura.

4. El incremento de la línea de crédito se realizara anualmente en función del factor de inflación establecido por la Dirección de Recursos Financieros y deberá aplicarse solamente a aquellos clientes que no hayan presentado cheques devueltos durante el periodo, y que no se le haya realizado incremento en la línea de crédito según lo señalado en el párrafo anterior.

5. No podrá ser beneficiario de la línea de crédito aquellos clientes activos, que posean facturas vencidas, notas de debito o cheques devueltos pendiente de cobro, en cualquiera de las compañías del Grupo (Sodica y Mogosa), sin excepción.
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POLÍTICAS - Cobranzas

1. Está terminantemente prohibido recibir cobranza en efectivo.

2. Calcular mensualmente la cuota de cobranza de los Asesores Comerciales.

3. La cuota de cobranza establecida por la Gerencia de Recursos Financieros se deberá cubrir en un noventa por ciento (90%) como mínimo al cierre mensual, esto si maneja el porcentaje máximo de vencidos a 15 días.

4. Las cuentas por cobrar vencidas a más de quince (15) días no podrán ser mayores a un diez por ciento (10%) del total de la cartera de cuentas por cobrar clientes al cierre de cada mes.

5. No disponer personalmente bajo ninguna circunstancia de los valores de la compañía. En caso contrario la compañía se reserva el derecho de proceder legalmente.

6. El pago de las facturas, deberán ser canceladas con cheque a nombre de la compañía del Grupo a que corresponda (Sodica ó Mogosa).

7. Toda la cobranza efectuada con cheque deberá ser endosado y depositado en la cuenta corriente de la compañía a que corresponda (Sodica y/o Mogosa).

[[Categoría:Crédito y Cobranzas]]

Compra a Proveedores

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:24:21 GMT

Dgavidia:

Compra de propiedad, planta y equipos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:24:15 GMT

Dgavidia:

Compras - Políticas

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:24:04 GMT

Dgavidia:

'''POLÍTICAS'''

1. Toda compra se llevará a cabo de forma ética, irreprochable, mostrando completa imparcialidad y sin trato preferente alguno.

2. Los empleados en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, así como cualquier otro empleado que participe en dicho proceso, no podrán solicitar ni aceptar, directa o indirectamente para él ni para algún miembro de su unidad familiar, regalías, favores, prestar o tomar dinero prestado de firma comercial o individuo alguno que provea servicios o suministros a la compañía; en caso de incurrir en éste ilícito, será considerado como falta grave al contrato de trabajo por falta de probidad y susceptible de despido justificado según el marco legal vigente.

3. Las compras de mercancía deben realizarse en función de las necesidades reales de ventas de la compañía.

4. Cuando se trate de una nueva dotación, en el caso de compra de artículos de oficina y activos fijos, la misma deberá estar suficientemente sustentada a objeto de comprobar su real y verdadera utilidad.

5. Se deberá divulgar toda la información necesaria a los Proveedores para que éstos puedan hacer un juicio informado en sus cotizaciones.

6. Ofrecer a todos los Proveedores igualdad de términos y condiciones.

7. Para efecto de una compra se deberá tener un mínimo de tres (03) cotizaciones, preferiblemente por escrito, de diferentes Proveedores.

8. Las cotizaciones podrán ser solicitadas por teléfono y luego ser recibidas por escrito, vía fax o correo electrónico.

9. Utilizar criterios uniformes para evaluar los productos o servicios.

10. Divulgar toda la información necesaria para que la compañía pueda evaluar detalladamente las cotizaciones y tomar decisiones correctas e informadas.

11. Velar porque el Proveedor entregue los productos y brindar los servicios especificados antes de la fecha límite establecido.

12. Procurar las mejores condiciones de compra en cuanto a precio y descuentos por pronto pago con los Proveedores. El precio y descuentos por pronto pago no podrán formar parte del costo neto del producto sin previa aprobación de la Dirección de Administración y Finanzas.

13. Toda mercancía viaja por riesgo y cuenta del Proveedor hasta la recepción en el Almacén de la compañía.

14. Honrar las garantías ofrecidas para los productos y servicios.

15. No se aprobará la adquisición de equipo y suministros de mayor costo, cuando existan sustitutos de menor precio que puedan satisfacer con igual efectividad las necesidades.

16. Solamente se aprobará la adquisición de equipo y suministros que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades para las cuales han de adquirirse.

[[Categoría:Compras]]

Elaboración de pedidos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:23:42 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Toda tramitación de pedidos, deberá ser efectuado únicamente mediante el formulario de Pedido.

2. Los pedidos deberán estar debidamente elaborados, con todos los datos exigidos en él, escritos con claridad, preferiblemente en letra de imprenta. Se dejarán claramente expresados los datos de cliente, las cantidades y especificaciones exactas de los productos solicitados previa revisión de la lista de precios y productos existentes en la compañía, así mismo, se especificará en el espacio asignado para las observaciones los datos de las facturas que tengan devoluciones parciales o totales de mercancía.

3. Los pedidos deberán estar firmados por el cliente y el Asesor Comercial en señal de conformidad.

4. Los pedidos deberán ser elaborados en el establecimiento del cliente por los Asesores Comerciales y digitados, diariamente, a través de nuestra pagina WEB: http://www.sodicaonline.com.

5. Los pedidos de contado deberán traer anexo el cheque por el monto de la factura.

6. Si un cliente de contado desea optar por un crédito, deberá llenar una Solicitud de Crédito y anexar los documentos especificados en el Manual de Normas - Sistema Crédito.

7. La aprobación de los pedidos se basará en el límite de crédito asignado por la Gerencia de Recursos Financieros.

8. El límite de crédito se establecerá según la información suministrada en el formulario Cliente Prospecto.

9. En caso de que la dirección fiscal del cliente, sea distinta a la dirección de entrega, esta última se indicará en el pedido. Se deberá incluir los siguientes datos: urbanización, calle, edificio o galpón, ciudad, estado y puntos de referencias.

10. Todo descuento adicional a lo establecido deberá ser aprobado por el Gerente de Comercialización previa consulta con el Director de Comercialización.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. Los Asesores Comerciales deberán elaborar los pedidos en el establecimiento del cliente.

2. Los Asesores Comerciales deberán enviar a la compañía todos los pedidos con su documentación correspondiente (relación de actividades diarias, nota de recepción por devolución de mercancía en mal estado en los casos que aplique).

3. El Gerente de Área será el responsable de la verificación de los datos que conforman el pedido. Dicha información contempla el código y nombre del cliente, el código del producto, la presentación, el precio, el descuento y los datos del Asesor Comercial.

4. El Gerente de Área no dará curso a ningún pedido que no este debidamente elaborado.

5. El Administrador de Ventas deberá verificar el físico de los pedidos vs. los cargados a través de la pagina WEB, para verificar que no existan diferencias.

[[Categoría:Ventas]]

Facturación de pedidos

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:23:34 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Los pedidos deberán ser enviado de forma diaria o interdiaria según la zona.

2. Todo cliente deberá tener código asignado.

3. No se facturará ningún pedido que presente problemas de codificación de clientes y/o codificación de productos.

4. La carga de pedidos en la compañía solo será ejecutada mediante el posteo vía página Web http://www.sodicaonline.com o por proceso ejecutado por el Administrador de Ventas.

5. Todos los pedidos deberán ser facturados con la finalidad de alimentar el listado de productos rechazados y el listado de pedidos bloqueados.

6. Los descuentos otorgados a los clientes por encima del margen establecido por la compañía deberán ser objeto de consulta con el Gerente de Comercialización, Gerente de Recursos Financieros, y en caso que lo amerite con las Direcciones de Comercialización y de Recursos Financieros.

7. Todas las inconformidades en los pedidos, estarán sujetos a consultas previas que sobre la materia realice el Gerente de Área junto con el Gerente de Recursos Financieros y el Jefe de Crédito y Cobranzas.

8. El Gerente de Área o Asesor Comercial aceptan los reglamentos y condiciones operativas que en materia de ventas establezca la compañía, así como, la condición expresa de que sus documentos serán generados única y exclusivamente por la facturación definitiva emitida por la compañía y recibida por el cliente con motivo de la operación respectiva y de ningún modo por los pedidos u órdenes de compra presentados por el Gerentes de Área o Asesor Comercial los cuales estarán siempre sujetos a:

• La disponibilidad de existencia de mercancía.

• La aprobación o desaprobación por parte de la compañía, tanto en las ventas al contado como a crédito.

• La facturación definitiva que podrá incluir las respectivas notas de débitos o créditos que se hayan generado en las operaciones comerciales entre el cliente y la compañía, por devoluciones de mercancías en buen y mal estado, descuentos mal aplicados a favor o en contra.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Asesor Comercial será el responsable de postear y trasmitir todos los pedidos del día en la página Web de Sodica http://www.sodicaonline.com.

2. El Asesor Comercial tiene la responsabilidad de darle seguimiento a todo el Proceso de Venta (facturación, despacho, envío de facturas, notas de crédito, notas de débito, etc.).

3. El Administrador de Ventas será el responsable de ejecutar todo el Proceso de Facturación de Pedidos.

4. El Administrador de Ventas tiene la responsabilidad de informar, a la brevedad posible, al Asesor Comercial de todos los pedidos que presenten problemas de codificación de clientes y productos.

5. Para efecto de Facturación de Pedidos, el Gerente de Área revisará todos los días los pedidos bloqueados, productos rechazados e inventario a más de treinta (30) días y tomar las decisiones a que haya lugar a objeto de proceder a su facturación.

[[Categoría:Ventas]]

Egreso de Asesores Comerciales

Dgavidia — Tue, 02 Mar 2010 15:23:26 GMT

Dgavidia:

'''NORMAS GENERALES'''

1. Las responsabilidades acordadas son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los involucrados en el proceso (Comercialización, Ventas, Administración, Crédito y Cobranzas, Almacén y Legal).

2. Todas las desincorporaciones de Asesores Comerciales estarán sujeta a consultas previas que sobre la materia realice la directiva de la compañía junto con el Gerente de Comercialización y el Abogado Corporativo.

3. Un Asesor Comercial egresado no deberá tener en su poder para la gestión de cobranza ningún documento tales: factura, notas de crédito, notas de debito, cheques devueltos, etc.

4. Los documentos de cobro de un Asesor Comercial egresado deberán traspasarse, inmediatamente, al Gerente de Área para sus gestiones correspondientes.

5. El proceso de auditoria de campo no deberá ser mayor de quince (15) días hábiles. En caso de ampliación del mismo solo será porque así lo amerita la investigación realizada y deberá tener la aprobación de las Direcciones de Comercialización, Recursos Financieros y Administración y Finanzas.
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'''NORMAS ESPECÍFICAS'''

1. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área deberán elaborar la planificación de la auditoria de campo dentro de un lapso correspondiente a veinticuatro (24) horas siguientes después de egresado un Asesor Comercial.

2. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área serán los responsables de auditar todo el equipo de trabajo (papelería, accesorios, facturas, etc.) de un Asesor Comercial, cuando este se encuentre en proceso de retiro.

3. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área, tiene la responsabilidad de emitir un Informe de Auditoria, por escrito una vez culminada la auditoria. Así mismo deberán comunicar a la brevedad posible al Gerente de Recursos Financieros todas las irregularidades detectadas en el proceso de auditoria.

4. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área deberán velar por que el Asesor Comercial consigne todas las facturas o documentos a él entregado para su gestión de cobro ante el cliente.

5. El Gerente de Comercialización o el Gerente de Área entregarán al Gerente de Recursos Financieros las muestras, el maletín y el material de trabajo retirado al Asesor Comercial.

6. El Gerente de Comercialización o el Gerente Área serán los responsables de remitir al Jefe de Crédito Cobranzas, con la brevedad que el caso amerite, toda la documentación consignada por el Asesor Comercial en la auditoria, a efecto de que se realicen los tramites administrativos correspondientes.

7. El Gerente de Comercialización o el Gerente Área, serán los responsables de la reasignación de los clientes y las facturas para su cobro a un nuevo Asesor Comercial. Así mismo deberá informar, por escrito, al Jefe de Crédito y Cobranzas sobre las reasignaciones realizadas.

8. El Jefe de Crédito y Cobranzas deberá hacer un análisis de todos los documentos por cobrar entregados al Asesor Comercial.

9. El Jefe de Crédito y Cobranzas, deberá dar aviso de la desincorporación de un Asesor Comercial, a todas las unidades administrativas involucradas en el proceso.

10. El Jefe de Crédito y Cobranzas deberá informar, por escrito, al Gerente de Recursos Financieros y Gerente de Administración sobre los resultados de la auditoria, en cuanto a las facturas pendientes, devolución de equipos de trabajo, otras cuentas por pagar, etc.

11. El Contador será el responsable de tramitar el posteo en el sistema de toda la información relacionada con el egreso del Asesor Comercial, a objeto de realizar el procesamiento del pago y excluirlo de todas las operaciones.

12. El Gerente de Administración no aprobará ninguna Liquidación de Prestaciones Sociales de Asesores Comerciales sino tiene los resultados definitivos de la auditoria de campos.

13. El Jefe de Personal mantendrá un archivo de todos los documentos relacionados al egreso del Asesor Comercial, para información y consultas posteriores por parte de las unidades interesadas.

[[Categoría:Ventas]]